Цель ведения учета и регистрации документооборота предприятий группы компаний с внешними контрагентами а также внутри группы являются:
а) оптимизация бизнес-процессов;
б) укрепление документарной дисциплины в рамках предприятий группы;
в) создание единой базы для целей анализа и обработки информации;
г) оптимизация платежной дисциплины предприятий группы.

Формально система учета и регистрации первичной документации предприятий группы состоит из:
1)    единой базы всех рабочих (утвержденных) документов в оригинальном (ином) виде для всех предприятий группы.
2)    единой электронной базы всех рабочих (утвержденных) документов (с группировочной детализационной адресацией до единицы «договор» + вся док-ция к нему) в оригиналах для всех предприятий группы. Для каждого предприятия договора подразделяются на:
- договора доходные по основной деятельности;
- расходные по основной деятельности;
- договора обслуживания и админ. расходов;
- договора по финансовой деятельности;
- договора между предприятиями внутри группы.

3)  электронного реестра документации с группировкой и детализацией до единицы «договор» + вся документация к нему с отражением всех существенных позиций договора и состояния его исполнения по утвержденной форме (см. приложение). Разнесение договоров по категориям происходит по аналогичной структуре.

Ответственность по созданию и ведению базы регистрации документации предприятий группы «Аргон» возлагается на нескольких участников. На начальной стадии определяется базовая единица документооборота: «действующий договор», а также вся утвержденная документация к нему. Ответственными за данное действие являются а) руководители предприятий группы, б) экономист ПЭО, ответственный за ведение эл. реестра договоров (в своей части).

После определения всех действующих договоров и относящейся к ним документации секретарь (офис-менеджер), ответственный за работу с документацией, либо экономист ПЭО:
а) создает и хранит единую базу всех рабочих (утвержденных) документов в оригинальном (ином) виде для всех предприятий группы (п. 1).
б) осуществляет создание единой электронной базы всех рабочих (утвержденных) документов (с группировкой и детализацией адресации до единицы «договор» и всей документация к нему) в оригиналах для всех предприятий группы (п. 2) по предусмотренному порядку.

Следующая стадия предусматривает следующие действия ПЭО.

Экономист, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, регулярно отслеживает ситуацию в электронной базе договоров (п.2), либо непосредственно участвует в ее формировании, а именно, он должен быть в курсе во-первых основных условий каждого действующего договора, во-вторых хода исполнения каждого действующего договора и платежного календаря по нему, в-третьих всей документации, относящейся к каждому действующему договору.

Экономист имеет право и должен обращаться непосредственно к руководителю предприятия группы по любому существенному для понимания ситуации по договору вопросу. Экономист, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, заполняет соответствующие позиции для каждого действующего договора и всей относящейся к нему документации фактически производя его регистрацию в управленческом учете в электронном реестре договоров (п.3) по предусмотренному порядку.

Экономист, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации непосредственно контактирует с сотрудником ПЭО, ответственным за формирование ежедневного планового реестра платежей и ведение факта БДДС на предприятии группы с целью выяснить информацию о движении денежных средств в рамках каждого действующего договора, зарегистрированного в реестре договоров.

Параллельно сотрудник ПЭО, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, анализирует движение денежных средств не по договорам, зарегистрированным в реестре договоров.
Электронный реестр после внесения в него всей информации по всем договорам на текущую дату признается действительным для анализа и планирования.

Каждый документ, после приобретения статуса «действующий» должен быть сохранен и зарегистрирован в:
1)    единой базе всех рабочих (утвержденных) документов в оригинальном (ином) виде для всех предприятий группы.
2)    единой электронной базы всех рабочих (утвержденных) документов.
3)    электронном реестре документации.

Если сотрудник ПЭО, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, либо секретарь (офис-менеджер), ответственный за работу с документацией не может выполнить свои функции по ведению и регистрации электронной и оригинальной базы по вине иных сотрудников предприятия группы, имеющих отношение к документации, ответственность переносится на указанных сотрудников.

Использование электронного реестра документации в целях планирования

Действительный электронный реестр после внесения в него всей информации по всем договорам на текущую дату (см. выше) регулярно предоставляется руководителям предприятий группы для контроля и анализа ситуации. Кроме того, в действительный электронный реестр возможно внесение плановых мероприятий сообразно предложенным позициям, отражающим условия договора (мероприятия), а также ДДС и БДР по нему. Полученный электронный реестр с планом должен быть использован для формирования месячного плана платежей (см. выше), а также для формирования бюджетов БДДС и БДР предприятий группы в ежеквартальном разрезе.