Плановый реестр формируется в колонке «план» по соответствующим числам планируемой недели (см. «Форма планового реестра платежей», Приложение)
Сформированный плановый реестр (дох. и расх. части) а также остатки на начало планируемой рабочей недели и, соответственно на конец планируемой рабочей недели ответственный сотрудник ПЭО предъявляет руководителю предприятия проекта и руководителю проекта для внесения коррективов и утверждения. Руководитель предприятия проекта и далее руководитель проекта может переставлять платежи (доходы) на следующие рабочие недели (после плановой), либо добавлять платежи (доходы) в плановый реестр, кроме внесенных ответственным сотрудником ПЭО. После этой процедуры плановый реестр на следующую рабочую неделю является утвержденным. Утвержденный плановый реестр заносится в колонки соответствующих дней плановой недели, а платежи, перенесенные руководителем предприятия проекта/ руководителем проекта на следующие за плановой недели переходят в колонки план соответствующих следующих рабочих недель и прибавляются к данным для формирования реестров на следующие недели. Утвержденный плановый реестр является ориентиром для формирования плана платежей в дни, составляющие плановую неделю.
Таким образом, по недельным плановым колонкам платежи (как и доходы) могут дублироваться, в то время как по колонкам «факт» (собранным на основе ежедневных данных, см. выше) дублирование платежей (доходов) невозможно.
Рассмотрение и корректировка, а также утверждение платежного плана на неделю осуществляется в конце рабочего дня и с одновременным участием всех руководителей всех предприятий проекта, а также с участием руководителя проекта. Рассмотрение и корректировка, а также утверждение платежного плана на неделю является обязательной процедурой для всех участвующих.
Смысл оперативного планового бюджета ДДС (ежедневного) заключается в формировании реестра платежей предприятия внутри проекта на следующий рабочий день, по отношению к дню, в котором производится планирование. Реестр формируется на основании заявок на платежи, которые в свою очередь составляются по имеющимся в текущий рабочий день неоплаченным счетам.
Фактически, сотрудник ПЭО, ответственный за формирование ежедневного планового реестра платежей должен сформировать:
а) доходную часть бюджета на следующий за текущим рабочий день;
б) расходную часть бюджета на следующий за текущим рабочий день.
Для исполнения п. б) необходимо собрать все имеющиеся счета (иную первичную док-цию, а также осуществить проверку действующих договоров (по «Реестру договоров»)), предъявленные к оплате на предприятие на текущий момент, проверить их на соответствие и обоснованность предъявления по отношению к фактически имеющимся обязательствам предприятия группы (по «Реестру договоров») и сформировать из них заявку на платежи на следующий рабочий день и плановый реестр (расходная часть) на следующий рабочий день.
Кроме того, необходимо произвести сверку закладываемых в дневной план расходов с утвержденным недельным бюджетом (см. выше).
Для исполнения п. а) необходимо собрать все имеющиеся счета (иную первичную док-цию, а также осуществить проверку действующих договоров (по «Реестру договоров»)), предъявленные к оплате предприятием сторонним контрагентам на текущий момент, проверить их на соответствие и обоснованность предъявления по отношению к фактически имеющимся обязательствам у организаций-контрагентов к предприятию группы (по «Реестру договоров») и сформировать из них плановый реестр (доходная часть) на следующий рабочий день.
Кроме того, необходимо произвести сверку закладываемых в дневной план доходов с утвержденным недельным бюджетом (см. выше). Ежедневно в конце рабочего дня (после окончания работы систем «клиент-банк») ответственный сотрудник ПЭО узнает у бухгалтерии остатки по расчетным счетам предприятия на конец текущего рабочего дня. Если система работы в банке не позволяет узнать остатки по счетам на конец текущего рабочего дня, а например, только на конец предыдущего рабочего дня, сотрудник самостоятельно выводит остаток по расчетному счету посредством зачитывания в качестве факта утвержденного реестра к оплате за предыдущий день (который должен быть передан в текущий день в бухгалтерию, см. далее).
Плановый реестр формируется в колонке «план» по соответствующему числу. Сформированную заявку на платежи и плановый реестр (дох. и расх. части) а также остатки на начало планируемого рабочего дня и, соответственно на конец планируемого рабочего дня ответственный сотрудник ПЭО предъявляет руководителю предприятия проекта и руководителю проекта для внесения коррективов и утверждения. Руководитель предприятия проекта и далее руководитель проекта может переставлять платежи (доходы) на следующие рабочие дни (после планового), либо добавлять платежи (доходы) в плановый реестр, кроме внесенных ответственным сотрудником ПЭО. После этой процедуры плановый реестр на следующий рабочий день является утвержденным равно как и заявка на платежи (созданная для передачи в бухгалтерию предприятия для непосредственного осуществления платежей с расчетных счетов предприятия). Утвержденный плановый реестр заносится в колонку факт по соответствующему числу, а платежи, перенесенные руководителем предприятия проекта/ руководителем проекта на следующие за плановым дни переходят в колонки план соответствующих следующих рабочих дней и прибавляются к данным для формирования заявок на платежи и реестров на соответствующие следующие дни.
Процедура внесения коррективов и утверждения ежедневного платежного реестра является обязательной для всех ее участвующих. Таким образом по плановым колонкам платежи (как и доходы) могут дублироваться, по колонкам «факт» дублирование платежей (доходов) невозможно. В случае существенного отклонения между запрашиваемыми остатками по расчетным счетам из бухгалтерии с одной стороны и рассчитанными согласно утвержденному реестру предыдущего дня (то есть осуществление значительных незапланированных в реестре движений по счетам) ответственному сотруднику ПЭО необходимо выяснить, что именно за движения произошли по факту и внести их в реестр предыдущего дня в колонку факт для формирования действительных остатков по счетам.
В месяце, следующем за отчетным после закрытия изменений отражения движений по расчетным счетов для целей формирования баланса за отчетный месяц, ответственный за ведение оперативного БДДС сотрудник ПЭО проверяет расшифровку движений по счетам и вносит коррективы в создавшийся посредством формирования ежедневных реестров платежный месяц. Исправленный таким образом «факт» за месяц (в полном соответствии с данными бухгалтерии) признается «фактом» и используется для дальнейшего анализа (исполнения по сравнению с планом) и планирования последующих периодов. Указанный «факт» предоставляется руководителю предприятия группы и руководителю проекта для контроля. Кроме того, регулярно руководителю предприятия группы и руководителю проекта для контроля предоставляется собранный факт на текущую дату.