Основными расходами какой-либо организации на содержание эксплуатируемого автотранспорта являются расход топлива и ремонт автомобиля. В бухгалтерии такие расходы рассматриваются как расходы по обычным видам деятельности. Для ремонта и замены, вышедших из годности деталей, организациями приобретаются запасные части. На складе приходуются все приобретенные запчасти. Материально ответственным лицом составляется приходный ордер в одном экземпляре по форме N M-4. Данный ордер выписывается на фактическое количество принятых ценностей. Поступившим запчастям на склад присваивается номенклатурный номер. На каждый такой номер открывается карточка учета по форме N M-17. Представителем ремонтного цеха на предприятии со склада получаются, например, запчасти для Пежо служебного по требованию-накладной формы N M-11. Эту накладную, составленную в двух экземплярах, подписывают сдатчик и получатель.В установленные сроки ответственное лицо склада сдает в бухгалтерию отчет по форме реестра с приложением первичных документов. В бухгалтерии учет запчастей ведется по счету 10 «Материалы» субсчету 5 «Запасные части». Учитываются запасные части по отдельным учетным позициям:
• новые запасные части;
• отремонтированные запасные части;
• подлежащие ремонту запасные части. Запасные части могут быть изготовлены на самом предприятии, а могут быть приобретены подотчетным лицом. Приобрести агрегаты можно за наличный и безналичный расчет. С целью приобретения запчастей необходимо предприятию наладить сотрудничество с выгодным и надежным поставщиком. Для этого можно изучить обширную информацию всемирной сети интернет, воспользовавшись, например, ссылкой. Фактическая стоимость приобретенных материалов включает в себя дополнительные расходы: таможенные пошлины, затраты на доставку до места назначения, затраты на страхование. Правила по документальному оформлению движения материалов являются одинаковыми для всех организаций, как мелких, так и крупных. В небольших организациях тоже должно быть материально ответственное лицо. Задача такого сотрудника — вести документальный учет ценностей, приобретаемых предприятием и расходуемых в ходе хозяйственной деятельности. В небольших организациях можно не оформлять требование-накладную формы N M-11, а оформить отпуск запасных частей по карточке учета формы N M-17, с обязательным наличием росписи получателя агрегатов.