Эта статья будет полезна для консультантов и консалтинговых компаний, оказывающих услуги бизнес-консалтинга. Данный документ является предложением на:

• сопровождение процесса бюджетирования для Группы компаний в соответствии с «Регламентом группы по функционированию системы управленческого учета и бюджетирования» (далее - Регламент)
• на разработку инструментария, обеспечивающего расчет формирования консолидированного бюджета в соответствии с Регламентом.
• на технологическую поддержку сотрудников компании в проведении расчетов в рамках процесса формирования консолидированного бюджета 

Основные бизнес-требования

Цель разработки – создание инструмента для автоматизации процесса формирования бюджета Группы компаний на  один календарный год, что позволит сократить время и повысить качество обработки данных в процессе составления бюджета. 

Консолидированный бюджет Группы  должен быть сформирован в помесячной детализации в следующих форматах:

• Отчет о прибылях и убытках
• Отчет о капитальных вложениях

 и в разрезе нижеперечисленных аналитических измерений:

• Компании
• Центры финансовой ответственности
• Проекты/Текущая деятельность
• Продукты (Сегменты)

Заказчик и единственный пользователь - Финансовый департамент Группы Компаний.

Срок  формирования консолидированного бюджета  – (оговоренная дата). 

Должны быть реализованы следующие процедуры, необходимые для составления бюджета:

• Автоматическая загрузка Справочников Группы
• Автоматическая загрузка и обработка значений критериев распределения расходов и аллокаций
• Автоматическая загрузка и выверка заполненных форм сбора данных о доходах и расходах 
• Проверка соответствия аналитических признаков данных значениям действующих Справочников Группы
• Перераспределение заявок на финансирование ЦФО-источников расходов по ЦФО-держателям статей расходов и капитальных вложений
• Исключение доходов и расходов по Внутригрупповым операциям
• Распределение Общехозяйственных расходов по ЦФО-источникам расходов
• Аллокации расходов Кост-Центров на Центры поддержки бизнеса
• Распределение Общепродуктовых расходов на Продукты
• Аллокации расходов Центров поддержки бизнеса на Продукты
• Формирование бюджетов в разрезе Компаний, ЦФО, Проектов, Продуктов

Инструмент должен обеспечивать:

• Загрузку и выгрузку данных в форматах Excel-файлов
• Соответствие аналитических признаков данных в формируемых отчетах значениям действующих Справочников Группы
• Возможность формирования промежуточных сверочных отчетов (например, по внутригрупповым операциям)
• Возможность создания дополнительных отчетов
• Сохранение нескольких версий бюджета

Ограничения и допущения

• Загрузка и обработка фактических данных и анализ исполнения бюджета за какие-либо периоды не предусмотрены.
• Загрузка данных из каких-либо других источников кроме Excel не поддерживается.
• Автоматизация процедур согласования бюджетов ответственными лицами Группы ММВБ не входит в рамки данного проекта.
• Ручной ввод данных не предусмотрен, возможна только корректировка загружаемых данных в первоисточниках и повторная консолидация.
• Изменение алгоритмов расчета может производиться только разработчиком Инструмента, но не пользователем.
• Система не является промышленным решением или готовым продуктом. Разработка и передача системы Заказчику должна производиться поэтапно, по мере подготовки соответствующих компонент системы, но не позднее дат, указанных в плане-графике проекта. 
• Задача перевода системы на промышленную платформу, в том числе на Hyperion, в настоящем проекте не рассматривается.

Функциональный объем разрабатываемого ПО

Систему должны составлять три программных компоненты:

• Программа загрузки и консолидации
• Программа реаллокации
• Программа формирования сводного бюджета

Результаты работы программ должны размещаться в Хранилище Системы. ETL и параметры настройки для программ также входят в рамки проекта.

Программа загрузки и консолидации

Программа должна обеспечить выполнение следующих функций:

• Загрузка справочников
• Загрузка правил распределения и аллокации
• Проверка данных на соответствие предустановленным справочникам. При наличии несоответствий выполнение следующей функции невозможно
• Формирование консолидированных таблиц из предоставляемых данных

Каждая функция запускается Пользователем Системы в приведенной выше последовательности 

Программа и реаллокации

Программа должна обеспечить выполнение следующих функций для подготовленных ранее консолидированных данных:

• Перераспределение заявок на финансирование ЦФО-источников расходов по ЦФО-держателям статей расходов и капитальных вложений
• Исключение доходов и расходов по Внутригрупповым операциям
• Распределение Общехозяйственных расходов по ЦФО-источникам расходов
• Аллокации расходов Кост-Центров на Центры поддержки бизнеса
• Распределение Общепродуктовых расходов на Продукты
• Аллокации расходов Центров поддержки бизнеса на Продукты
• Распределение чистых процентных доходов на Продукты

Каждая функция запускается Пользователем Системы в приведенной выше последовательности. После выполнения каждой функции ее результаты сохраняются во временных таблицах Хранилища. У Пользователя Системы должна быть возможность проверить результаты выполнения любой функции программы перед вызовом очередной функции 

Программа формирования сводного бюджета

Программа должна обеспечивать Формирование бюджетов группы компаний в разрезе Компаний, ЦФО, Проектов, Продуктов. Состав бюджетов задается Параметрами формирования бюджетов. Сформированные бюджеты могут быть сохранены в целях сопоставления с другими вариантами бюджетов.

Ожидаемые результаты проекта

Основным результатом проекта должно являться предоставление ИТ и методологической поддержки  для  своевременно сформирования  Бюджета Группы Компаний. В целях достижения поставленного результата предлагается  итерационная разработка Системы и ее покомпонентная поставка в соответствии со сроками, определенными в плане-графике проекта. Хранилище и компоненты системы устанавливаются у Заказчика специалистами Исполнителя. Для каждой версии компоненты должна быть подготовлена краткая инструкция по ее запуску.  По завершении проекта у заказчика должны быть развернуты все компоненты Хранилища и все три компоненты Системы: 

• Программа загрузки и консолидации
• Программа реаллокации
• Программа формирования сводного бюджета

Технологическая поддержка сотрудников биржи

Исполнитель должен обеспечить технологическую поддержку сотрудников Заказчика на время проведения 

• на разработку инструментария, обеспечивающего расчет формирования консолидированного бюджета в соответствии с Регламентом
• на технологическую поддержку сотрудников компании в проведении расчетов в рамках процесса формирования консолидированного бюджета