Процесс контроля включает систему сбора, обработки и анализа информации о фактических результатах деятельности на всех уровнях управления Компании, выявление отклонений от плановых значений, анализ причин отклонений с учетом их величины, принятие решений по оценке неисполнения целевых бюджетных показателей либо по корректировке планов и бюджетов в допустимых случаях.

Для реализации задач контроля и анализа исполнения бюджета определяются:

• учетные системы для сбора и обработки информации о фактических результатах деятельности на всех уровнях управления Компании
• форматы отчетных форм исполнения планов и бюджетов
• набор контрольных показателей анализа исполнения бюджета
• участники процесса контроля исполнения планов и бюджетов

Ответственность Бизнес-единицы за исполнение планов и бюджетов регламентируется утвержденным Распределением ответственности. Распределение ответственности за исполнение планов и бюджетов Бизнес-единицы формирует Бизнес-единица. Распределение ответственности за исполнение планов и бюджетов утверждается Руководителем Бизнес-единицы. 

Контрольные отчеты и показатели

Отчетные формы содержат плановые и фактические показатели, на основе которых производятся:

• анализ и контроль исполнения текущего планового задания (месячный отчет)
• анализ и контроль исполнения бюджета квартала, утвержденного в рамках годового бюджета (квартальный отчет)
• анализ исполнения годового бюджета (годовой отчет)

В состав отчетных бюджетных форм включается аналитическая записка как пояснение к составу данных в основных бюджетных формах. В аналитическую записку по отчетному периоду включаются разъяснения причин отклонений фактических данных от плановых показателей. 

Источники фактических показателей отчетов по исполнению бюджета следующие:

• финансовые показатели формируются на основе данных бухгалтерского учета на основе методических рекомендаций с указанием порядка трансформации данных бухгалтерского учета в отчетные формы
• натуральные показатели формируются на основе данных производственного, складского и других видов учета

Реализация функций контроля бюджета

В Компании реализуется два основных метода контроля бюджета:

• Контроль бюджетов по отклонениям:
  • факт – контроль, осуществляемый на основе анализа данных по факту совершенных хозяйственных операций
  • прогноз – контроль, осуществляемый на основе анализа ожидаемого исполнения совершенных хозяйственных операций в бюджетном периоде
• Оперативный контроль платежей (бюджетов денежных средств) – превентивный контроль расчетов по хозяйственным операциям

Контроль бюджета по отклонениям

Контроль бюджетов по отклонениям включает:

• Выявление отклонений на основе данных бухгалтерского учета, производственного (количественного) учета и прогноза расходов и движения активов по незакрытому периоду. Для этого должна быть обеспечена содержательная однородность плановых и фактических показателей
• Оценку отклонений с точки зрения влияния на запланированный результат
• Выявление характера отклонений (регулярное или случайное) и причин отклонений, которые могут быть связаны как с непредвиденным изменением внешних условий, так и с внутренними причинами
• Подготовку на основе анализа отклонений рекомендаций и возможных управленческих решений по устранению / минимизации причин неблагоприятных отклонений фактических показателей от плановых как в текущем, так и в будущих бюджетных периодах
• Принятие управленческих решений

Планово-экономические службы Бизнес-единицы осуществляют анализ и контроль исполнения бюджетов Бюджетных единиц и Консолидированного бюджета Бизнес-единицы в целом. Сравнивая фактические данные с плановыми, финансово-экономическая служба совместно с функциональными управлениями Бизнес-единицы определяет, какие меры необходимо предпринять по отклонениям: внесение изменений в исходные параметры формирования бюджетов, сокращение расходов или увеличения доходов бюджета и т.д.

Оперативный контроль бюджета движения денежных средств

Инструментом оперативного контроля утвержденного бюджета движения денежных средств является процедура контроля формирования, согласования и исполнения заявок на осуществление расчетов. Каждая заявка проходит процедуру согласования и проверки на предмет превышения лимита по соответствующей статье бюджета. Превышение лимитов в текущем периоде допускается только по специальному распоряжению должностного лица с соответствующими правами.

Выделяются следующие участники процесса оперативного контроля расходования денежных средств:

• Подразделение – инициатор платежа осуществляет формирование заявки на платеж
• Функциональный центр ответственности контролирует целесообразность расходования денежных средств по статье бюджета, за которую ФЦО несет ответственность в соответствии с утвержденным Распределением ответственности
• Бюджетный контролер осуществляет контроль в рамках лимитов денежных средств и определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов.

Распределение ответственности за статьи бюджета движения денежных средств устанавливается отдельными нормативно-методическими документами Бизнес-единицы.