Ежегодно в сроки, установленные Планом-графиком деятельности по совершенствованию системы контроля над достоверностью финансовой отчетности, финансово-экономическая служба осуществляет оценку актуальности:

• набора процессов;
• стандартных задач контроля;
• стандартных рисков.

При необходимости финансово-экономическая служба осуществляет изменение данных параметров в программе управления системой контроля над достоверностью финансовой отчетности, формирует из системы обновленный Список стандартных задач контроля. Руководитель финансово-экономической службы утверждает список стандартных задач контроля.

Ежеквартально в течение 5 рабочих дней месяца, следующего за отчетным кварталом, ответственный сотрудник подразделения по работе с персоналом информирует сотрудника, ответственного за поддержание системы контроля над достоверностью отчетности и об изменениях в штатном расписании по электронной почте.

Сотрудник, ответственный за поддержание системы контроля над достоверностью отчетности в течение 2 рабочих дней после получения уведомления от подразделения по работе с персоналом:

• осуществляет обновление информации о владельцах процессов / подпроцессов в программе управления системой контроля над достоверностью финансовой отчетности;
• информирует по электронной почте владельцев процессов об их обязанностях по поддержанию эффективности и совершенствованию контрольных процедур над достоверностью финансовой отчетности и о порядке работы с программой управления системой контроля над достоверностью финансовой отчетности.

Ежеквартально, до 5 числа месяца, сотрудник, ответственный за поддержание системы контроля над достоверностью отчетности, в программе по управлению системой контроля над достоверностью финансовой отчетности направляет владельцам процессов / подпроцессов запрос на подтверждение актуальности документации по процессу / подпроцессу.

Владелец процесса / подпроцесса в течение 5 рабочих дней после получения запроса от сотрудника, ответственного за поддержание системы контроля над достоверностью финансовой отчетности подтверждает актуальности документации по процессу / подпроцессу, в том числе актуальность:

• описания шагов;
• идентифицированных задач контроля и рисков;
• описания контрольных процедур;
• указанных владельцев контрольных процедур.

При необходимости внесения изменений в документацию, владелец процесса / подпроцесса указывает необходимые изменения в ответе на запрос.

В случае выявления изменений процессов / подпроцессов / контрольных процедур, сотрудник, ответственный за поддержание системы контроля над достоверностью отчетности, в течение 5 рабочих дней после получения ответа от владельца процесса / подпроцесса осуществляет классификацию изменений на:

• несущественные изменения процесса / подпроцесса - прочие изменения.
• добавление нового процесса,
• существенные изменения процесса / подпроцесса - изменения процесса / подпроцесса, повлекшие за собой изменения порядка выполнения процесса / подпроцесса, неактуальность рисков процесса и контрольных процедур, покрывающих риски, и требующие пересмотра рисков и контрольных процедур.

В случае несущественных изменений процесса / подпроцесса сотрудник, ответственный за поддержание системы контроля над достоверностью отчетности, с помощью владельца процесса / подпроцесса в течение 10 рабочих дней после получения ответа от владельца процесса / подпроцесса вносит необходимые изменения в программу по управлению системой контроля над достоверностью финансовой отчетности.

В случае необходимости добавлении нового процесса / подпроцесса, сотрудник, ответственный за поддержание системы контроля над достоверностью отчетности, в течение 2 рабочих дней после получения ответа от владельца процесса / подпроцесса информирует об этом финансово-экономическую службу по электронной почте.

Финансово-экономическая служба в течение 2 рабочих дней после получения уведомления от сотрудника, ответственного за поддержание системы контроля над достоверностью отчетности, обновляет иерархию процессов в программе управления системой контроля над достоверностью финансовой отчетности.

В случае существенных изменений процесса / подпроцесса либо добавлении нового процесса сотрудник, ответственный за поддержание системы контроля над достоверностью отчетности, в течение 15 рабочих дней после получения ответа от владельца процесса / подпроцесса:

• определяет задачи контроля для нового / измененного процесса / подпроцесса в программе управления системой контроля над достоверностью финансовой отчетности;
• определяет риски для нового / измененного процесса / подпроцесса в программе управления системой контроля над достоверностью финансовой отчетности;
• информирует об этом отдел внутреннего контроля финансово-экономической службы по электронной почте;
• осуществляет обновление документации по процессу / подпроцессу и по контрольным процедурам;
• направляет запрос на подтверждение документации по процессу / подпроцессу владельцу процесса / подпроцесса. 

В случае получения запроса на добавление новых задач контроля и / или рисков отдел внутреннего контроля в течение 2 рабочих дней:

• добавляет новые задачи контроля и / или риски в программу управления системой контроля над достоверностью финансовой отчетности либо информирует сотрудника, ответственного за поддержание системы контроля над достоверностью отчетности, об отклонение запроса с указанием причин;
• в случае добавления новых задач контроля и / или рисков утверждает обновленный список стандартных задач контроля у руководителя финансово-экономической службы.