Функциональные требования к автоматизированной системе управленческого учета и бюджетирования накладывают определенные условия на выбор поставщика и предлагаемого им решения. Кроме того на выбор автоматизированной Системы управленческого учета и бюджетирования должна существенным образом влиять стратегия развития IT-инфраструктуры Группы.

Стратегия эксплуатации и развития IT-инфраструктуры предполагает два варианта: 

• внедрение, сопровождение и развитие системы выполняется персоналом Группы;
• внедрение, сопровождение и развитие системы выполняется персоналом поставщика («аутсорсинг»).

Оба варианта обладают своими преимуществами и недостатками. Однако, при прочих равных условиях, «аутсорсинг» оказывается более предпочтительным в связи с тем, что:

• технические задания разрабатываются более качественно и подробно из-за необходимости письменного согласования заданий двумя юридическими лицами и явной, четко оговоренной ответственности сторон;
• сопровождение и развитие Системы управленческого учета и бюджетирования выполняется быстрее из-за наличия договорных обязательств.

В настоящем документе приведены критерии выбора автоматизированной системы управленческого учета и ее поставщика при условии, что внедрение, сопровождение и развитие системы управленческого учета будет выполняться силами поставщика системы.

Критерии представлены в виде вопросов, на которые предлагается ответить поставщику решения

Функциональность системы управленческого учета и бюджетирования

Поддержка Модуля справочников 

• Ежедневно обновляющийся справочник Контрагентов. Справочники контрагентов ведутся как в Системе управленческого учета и бюджетирования, так и в других внешних системах. Списки контрагентов частично пересекаются, один и тот же контрагент может быть заведен в разных системах по-разному. Должны быть настроены автоматические процедуры сверки справочников и интерфейсы для ручной корректировки.
• Справочник компаний группы, справочник  организационной структуры компаний, справочник численности персонала, справочник занимаемой площади. Иерархические, ежемесячно обновляемые справочники. Справочники ведутся в Системе управленческого учета и бюджетирования без автоматической процедуры сверки и синхронизации данных во внешних системах.
• Управленческий план счетов. Иерархический,  часто обновляемый при внедрении, медленно (не чаще раза в месяц) – при эксплуатации. Ведется только в Системе управленческого учета и бюджетирования.  Справочник должен поддерживать изменения в структуре плана счетов по периодам.
• Справочник соответствия статей управленческого плана счетов и счетов/корреспонденций счетов плана РСБУ. Ведется только в Системе управленческого учета и бюджетирования. Параметры изменений аналогичны справочнику управленческого плана счетов.
• Справочник финансовых инструментов, с которыми совершаются операции Клиентов. Ведется в торговых системах, новые инструменты могут вноситься и системе управленческого учета на этапе бюджетирования. Возможен ввод одного и того же инструмента в разных системах с разными параметрами. Должны быть предусмотрены как автоматические процедуры сверки и синхронизации, так и интерфейсы для ручной корректировки.
• Справочник критериев общехозяйственных расходов. Ведется только в Системе управленческого учета и бюджетирования.
• Справочник коэффициентов аллокации расходов. Ведется только в Системе управленческого учета и бюджетирования.
• Справочник курсов валют учета. Ведется во внешних информационных системах. Подгружается в Систему управленческого учета и бюджетирования ежедневно.

Модуль учета договоров

• Справочник договоров ведется в Системе управленческого учета и бюджетирования и в системе бухгалтерского учета. Должны быть предусмотрены автоматические процедуры сверки и синхронизации данных.

Модуль Управленческого учета

• Хранение объектов учета с аналитическими признаками.
• Правила импорта данных и маркировки объектов учета. 
• Реализация преобразований и корректировок  уже загруженных операций и внесения новых. Наличие проверок целостности и непротиворечивости.
• Реализация алгоритмов консолидации отчетности Группы.
• Реализация ролей и прав доступа в соответствии.

Модуль бюджетирования и модуль контроля за АХД

• Разработка пользовательских интерфейсов для ввода плановых значений активов-пассивов, операционных доходов-расходов, АХР с учетом реализации Модуля учета договоров.
• Реализация пакетной загрузки плановой информации в систему из внешних источников (например, из Excel).
• Реализация документооборота. Возможность по изменению схемы документооборота.
• Консолидация данных компаний Группы в единый Годовой Бюджет.
• Реализация алгоритмов всех внутренних перераспределений доходов-расходов в бюджете по аналогии с расчетами в управленческой отчетности.

Извлечение – Преобразование – Загрузка

• Возможность работы с файловыми и ODBC/JDBC источниками данных
• Визуализация процесса извлечения – трансформации как в режиме настройки, так и в рабочем режиме. Журнализация процесса извлечения – трансформации – загрузки
• Возможность полной загрузки данных в автоматическом режиме ежедневно и по календарю
• Возможность полной и/или частичной загрузки данных в ручном режиме
• Перезагрузка данных за один день не должна приводить к перезагрузке данных за последующие дни
• Ошибка в одном источнике данных не должна приводить перезагрузке данных из других источников
• Наличие средств автоматической трансформации данных
• Наличие средств ручной корректировки данных перед трансформацией
• Наличие механизма создания процедур автоматического исправления часто возникающих ошибок, не требующих навыков программирования
• Наличие механизмов промежуточного хранения данных, автоматической и ручной корректировки промежуточных данных

Система формирования отчетов Системы управленческого учета и бюджетирования

• Механизмы контроля целостности и непротиворечивости данных при формировании отчетов. Возможность настройки механизмов контроля без навыков программирования
• Формирование управленческих отчетов.
• Удаленный защищенный доступ к отчетам через публичные сети.

Архивирование

• Возможность архивирования данных с удалением их из оперативной части Системы управленческого учета и бюджетирования, но с сохранением доступа к архивам. Интервал архивирования – 1 год.

Расширяемость системы

• Реализация возможности расширения состава загружаемых данных, таблиц, процедур, отчетов.
• Реализация возможности развития системы, как разработчиком, так и специалистами.
• Изменение источника данных должно приводить к необходимости изменения только процедуры загрузки, процедуры трансформации и таблицы для загруженных данных. Должна быть возможность загрузки данных за предыдущие даты из старого источника данных.

Документация

• Помимо обычной документации по настройке, поддержке и использованию системы, документация должна содержать способы использования системы управленческого учета и бюджетирования для решения задач управленческого учета и бюджетирования в соответствии с настоящим документом. Данная часть документации должна быть рассчитана на пользователей – финансистов. 

Организация процесса внедрения и сопровождения системы разработчиком

Внедрение

• Перед началом каждого этапа в рамках проекта составляется и согласовывается техническое задание, уточняется выполнения работ
• Для внедрения создается группа, включающая специалистов исполнителя и заказчика. Основная часть работ выполняется специалистами исполнителя

Сопровождение

• Договор сопровождения должен предусматривать исправление ошибок в течение согласованного срока в зависимости от степени существенности ошибки.
• Договор сопровождения должен включать доработки системы и способы оценки сроков внедрения доработок.
• Со стороны исполнителя должен быть выделен специалист, ответственный за сопровождение, установленной у заказчика версии системы. У исполнителя должна быть тестовая версия системы, включающая все индивидуальные настройки рабочей версии, установленной у заказчика.

Состав предлагаемых разработчиком продуктов и услуг

• СУБД
• Готовая структура базы данных для модуля управленческого учета, бюджетирования,  учета договоров
• Инструмент для извлечения – трансформации – загрузки данных 
• Инструмент для настройки отчетных форм
• Инструмент для настройки пользовательских интерфейсов
• Услуги по установке и настройке готовых программных продуктов
• Услуги по организации извлечения данных из разнородных систем
• Услуги по доработке системы  по требованиям Заказчика
• Консалтинговые услуги

Состав команды специалистов разработчика в разрезе задач

• Управление проектом
• Консалтинг
• Разработка технического задания
• Настройка и внедрение системы
• Группа разработки