Управление бюджетными блоками

В этом разделе содержится информация по отслеживанию прогресса планирования бюджета в организации.

Обзор процесса согласования

Развитие бюджета в системе Planning отслеживается по бюджетным блокам. Бюджетный блок – это часть данных в точке пересечения сценария, версии и объекта. Это основная единица для подготовки, добавления аннотаций, просмотра и утверждения данных плана.

Бюджетный блок всегда находится в одном из шести состояний.

- Не начинался. Исходное состояние всех бюджетных блоков. Администратор бюджета запускает процесс просмотра, используя команду Запустить.

- 1-й драфт. Первое состояние бюджетных блоков, выбранных для процесса подготовки бюджета. На стадии 1-й драфт никто из пользователей не является владельцем бюджетного блока. Во время действия состояния 1-й драфт любой пользователь, имеющий доступ к данным, может вводить данные и представлять бюджетный блок на дальнейшее рассмотрение.

- На рассмотрении. Это состояние наступает, когда к бюджетному блоку применена команда Переместить на один уровень вверх. Это означает, что в данный момент выполняется просмотр бюджетного блока кем:либо из пользователей системы. Пока действует состояние На рассмотрении, только текущий владелец или администратор бюджета могут вносить изменения в данные или применять какие:либо команды для бюджетного блока.

- Согласовано. Это состояние наступает, когда к бюджетному блоку применяется команда Завершить сеанс. Пока действует состояние Согласовано, только текущий владелец или администратор бюджета могут вносить изменения в данные или применять какие:либо команды для бюджетного блока. По завершении сеанса работы с бюджетным блоком не происходит смены владения блоком.

- Отклонено. Это состояние наступает, когда к бюджетному блоку применяется команда Отклонить. Пока действует состояние Отклонено, только текущий владелец или администратор бюджета могут вносить изменения в данные или применять какие:либо команды для бюджетного блока.

- Утверждено. Это состояние наступает, когда к бюджетному блоку применяется команда Утвердить. После утверждения бюджетного блока администратор бюджета становится владельцем бюджетного блока. Пока действует состояние Утверждено, только администратор бюджета может вносить изменения в данные или применять какие:либо команды для бюджетного блока. Когда все бюджетные блоки будут утверждены, цикл подготовки бюджета завершится.

Администратор бюджета начинает процесс просмотра посредством запуска бюджетного блока. Команда Запустить изменяет значение состояния бюджетного блока на 1-й драфт, которое является начальным состоянием процесса просмотра. Во время действия состояния 1-й драфт администратор бюджета может удалить некоторые или все объекты из бюджетного блока.

Когда бюджетный блок подготовлен для прохождения формального процесса рассмотрения, любой пользователь (с соответствующим доступом) может изменить его статус 1-й драфт на На рассмотрении и указать себя в качестве владельца этого бюджетного блока. Когда владение бюджетным блоком назначено, только текущий владелец или администратор бюджета могут изменять данные или выполнять какие-либо операции с этим бюджетным блоком. Эта мера позволяет поддерживать целостность данных и значений, вводимых каждым пользователем.

Информацию о том, как настроить систему так, чтобы получать по электронной почте уведомления об обретении статуса нового владельца бюджетного блока, см. в разделе «Настройка электронной почты».

Когда бюджетный блок имеет состояние На рассмотрении, он может пройти несколько повторных циклов передачи на рассмотрение, завершения и отклонения, прежде чем будет окончательно утвержден. После утверждения бюджетного блока администратор бюджета становится владельцем бюджетного блока.

Процесс рассмотрения можно осуществить на более высоком уровне с родительскими объектами.

Просмотр состояния бюджетного блока

Просмотр состояния бюджетного блока

1 Выберите Файл -> Согласование бюджета -> Управлять процессом. Будет открыта страница Управлять процессом.

2 В раскрывающемся списке Сценарий выберите сценарий.

3 В раскрывающемся списке Версия выберите версию.

4 Дополнительная информация для администратора бюджета: Список Объекты может отображаться в виде дерева или таблицы. Если список отображается в виде дерева, раскрывайте его узлы до появления объекта или объектов, с которыми требуется поработать. Если список отображается в виде таблицы, можно выполнить его сортировку, нажав заголовок столбца.

5 Нажмите кнопку Перейти.

Отобразится список бюджетных блоков, к которым имеется доступ. В списке Объекты имеются следующие столбцы:

- Объект

- Цикл планирования (только для администраторов бюджета)

- Состояние процесса

- Текущий владелец

- Действие

6 Выберите бюджетный блок, нажав ссылку Детали в столбце Действие. Будут выведены сведения о динамике состояния процесса, его владельцах, выполненных действиях, а также дате и времени изменения состояния.

Если администратор удалит какой:либо бюджетный блок, все аннотации и записи о процессе развития, относящиеся к этому бюджетному блоку, также будут удалены. Для параметра состояния бюджетного блока будет установлено значение Не начинался, а для параметра владельца – значение Нет владельца. Тем не менее, значения данных сохраняются.

Изменение состояния бюджетного блока

Изменение состояния бюджетного блока

1 Выберите Файл -> Согласование бюджета -> Управлять процессом. Будет открыта страница Управлять процессом.

2 В раскрывающемся списке Сценарий выберите сценарий.

3 В раскрывающемся списке Версия выберите версию.

4 Нажмите кнопку Перейти.

5 Дополнительная информация для администратора бюджета: Список Объекты может отображаться в виде дерева или таблицы. Если список отображается в виде дерева, раскрывайте его узлы до появления объекта или объектов, с которыми требуется поработать. Если список отображается в виде таблицы, можно выполнить его сортировку, нажав заголовок столбца.

Примечание: При изменении состояния родительского объекта состояния всех дочерних объектов изменяется таким же образом, если они уже не были удалены, когда действовало состояние 1-й драфт, или утверждены.

6 Нажмите Изменить состояние.

7 В раскрывающемся списке Выбрать действие выберите вариант:

- Переместить на один уровень вверх. Эта команда применяется, если бюджетный блок готов к просмотру другим пользователем. Эта команда впервые назначает владение бюджетным блоком и впоследствии передает его от одного пользователя, выполняющего просмотр, к другому. Команда Переместить на один уровень вверх неявно завершает сеанс текущего владельца и меняет состояние бюджетного блока на На рассмотрении.

- Завершить сеанс. Выполните эту операцию по завершении сеанса работы с бюджетным блоком. Команда Завершить сеанс не передает владение бюджетным блоком, однако она меняет состояние бюджетного блока на Согласовано.

- Отклонить. Выполните эту операцию, если вы не удовлетворены бюджетным блоком и предыдущему пользователю или автору следует выполнить дополнительный цикл. По умолчанию команда Отклонить возвращает права на бюджетный блок предыдущему владельцу. Однако имеется возможность выбора следующего владельца бюджетного блока. Команда Отклонить меняет состояние бюджетного блока на Отклонено.

- Утвердить. Выполните эту операцию, если требуется утвердить бюджетный блок. Команда Утвердить меняет состояние бюджетного блока на Утверждено. Бюджетный блок может быть утвержден, находясь в любом состоянии, кроме состояния Не начинался. Если блок имеет состояние Отклонено или 1:й драфт, то его может утвердить только администратор. Утверждение бюджетного блока неявно завершает сеанс пользователя, выполняющего просмотр.

Примечание: Обычно утверждение бюджетного блока выполняется только один раз. Администратор может отклонить ранее утвержденный бюджетный блок.

8 В раскрывающемся списке Выбрать нового владельца выберите следующего владельца бюджетного блока.

9 Необязательно: в текстовом поле Ввести аннотацию введите любые комментарии, которые требуется добавить.

10 Нажмите кнопку Отправить.

Состояние бюджетного блока изменится и отобразится на странице Проверить состояние и управлять процессом.