BPM (Business Process Management) – одна из современных управленческих методик, включающая в себя:

• идеологию, представляющую деятельность организации как совокупность бизнес-процессов (процессный подход)
• программное обеспечение управления бизнес-процессами
• принципы гибкой разработки.

Принципиальным отличием процессного подхода  от функционального является концентрированность на результате и оптимальном способе его достижения. Выделение части деятельности как отдельного объекта – бизнес-процесса – дает возможность управлять этим объектом: проектировать, регламентировать, оптимизировать, планировать и контролировать показатели результативности и эффективности процесса.

BPM-система – это программное обеспечение, позволяющее на основе модели бизнес-процесса и ее привязки к реальным системам отслеживать прохождение процесса и оптимизировать его. 

BPM-системы обеспечивают полный цикл управления бизнес-процессами: 

• Моделирование
• Выполнение
• Мониторинг

Функции BPM-системы: моделирование бизнес-процессов

В BPM-системах поддерживается:

• Графическое средство моделировании бизнес-процессов на языке, понятном бизнесу
• Возможность построения бизнес-процессов в виде последовательности задач. В процесс могут включаться как задачи, ориентированные на исполнение  сотрудником (human task), так и задачи, исполняемые системой автоматически (system task)
• Бизнес-правила, с помощью которых описываются условия перехода между узлами процесса
• Настройка ролей участников процесса и гибкая система прав доступа, зависящих от роли участника процесса
• Репозиторий  бизнес-процессов
• Возможности моделирования как «жестких», строго регламентированных бизнес-процессов, так и динамических бизнес-процессов, выстраиваемых по ходу выполнения

Функции BPM-системы: выполнение бизнес-процессов

• Современные BPM-системы позволяют не только моделировать бизнес-процессы, но и «выполнять» разработанные процессы, обеспечивая согласованную работу различных участников бизнес-процессов через веб-портал
  • Отметка о выполнение задач, ориентированных на исполнение сотрудником (human task), проставляется в системе сотрудником, которому назначена задача
  • Отметка о выполнении задач, выполняемых системой, проставляется автоматически в результате выполнения задачи системой (например, задача «консолидация заявок»)
• Функциональность большинства современных BPM-систем включает встроенный конструктор пользовательских форм, которые могут открываться в процессе выполнения бизнес-процесса для ввода данных
• Вместо пользовательских форм в процессе могут использоваться документы MS Office. BPM-система обеспечивает полную интеграцию с MS Office
• При выполнении бизнес-процесса в BPM-системе заинтересованным пользователям могут направляться различные уведомления на e-mail, телефон, sms (например, напоминание о приближающихся сроках, нарушении параметров процесса – срок и т.п., о факте выполнения задачи)

Функции BPM-системы: мониторинг бизнес-процессов

Мониторинг  бизнес-процессов:

• обеспечивает возможность сбора метрик процесса (длительность, ресурсы и т.п.)
• позволяет проводить сравнительный анализ эффективности процессов в различные периоды времени
• оперативно выявлять «узкие места» бизнес-процессов 
• управлять бизнес-процессами в режиме реального времени, владельцы процессов могут в режиме реального времени отслеживать визуальную картину исполнения процесса (исполняемые задачи выделяются красным цветом)

Пример работы в BPM-системе

В компании ежемесячно готовится финансовый отчет для акционеров компании. Это входит в обязанности отдела бухгалтерии. Когда отчет готов, один из членов высшего руководства должен утвердить документ до его отправки для всех акционеров.

Моделирование бизнес-процесса в BPM-системе:

• В репозитории BPM-системы владелец процесса создает бизнес-процесс (шаблон), состоящий из двух human task: «Подготовить ежемесячный финансовый отчет» и  «Проверить ежемесячный финансовый отчет». Указываются исполнители или группа исполнителей, а также сроки для каждой задачи. 

Выполнение бизнес-процесса в BPM-системе:

• Владелец процесса в расписании BPM-системы планирует автоматический запуск процесса первого числа каждого месяца. При наступлении первого числа в списке задач бухгалтера, которому назначена задача «Подготовить ежемесячный финансовый отчет», появляется эта задача. Чтобы исполнитель ее не пропустил, он получает автоматическое уведомлении о назначении задачи по e-mail.
• Бухгалтер готовит отчет, выкладывает его в заданную папку, указанную в описании задачи, и переводит задачу в BPM-системе в статус «завершена».
• У руководителя бухгалтера, которому назначена вторая задача, в списке задач автоматически появляется задача «Проверить ежемесячный финансовый отчет». Чтобы исполнитель ее не пропустил, он получает автоматическое  уведомлении о назначении задачи по e-mail. К задаче приложена ссылка на отчет.
• После проверки отчета руководитель должен перевести свою задачу в статус «завершена».

Мониторинг бизнес-процесса в BPM-системе:

• Владелец процесса в списке своих выполняющихся процессов может наблюдать, на каком этапе находится выполняющийся экземпляр процесса. После того, как вторая задача завершена, экземпляр процесса автоматически переводится из взгляда выполняющихся процессов во взгляд завершенных процессов.
• При необходимости владелец процесса может получить статистику о скорости прохождения каждого этапа процесса и других метриках процесса.

В каких случаях применим BPM?

• Деятельность организации имеет выраженный процессный характер 
• В организации существуют процессы, растянутые во времени
• В выполнение процессов вовлечено много людей, разнесенных географически
• При выполнении процессов происходит обмен информацией между несколькими информационными системами.

Отличия BPM-систем от систем workflow, реализующих документооборот

BPM-системы выросли из workflow, потому что оба эти класса систем основаны на понятии процесса. Но их коренное различие заключается в том, что:

• workflow сосредоточено на движении – передаче документов, фиксировании результата на каком-либо этапе

в workflow важно, чтобы процесс шел по правильному пути, но в рамках workflow не решается задача непрерывного мониторинга процесса, прохождения процесса, скорости и затрачиваемых ресурсов

• BPM сосредоточено на результате

поэтому BPM обладает функциональностью мониторинга и сбора метрик прохождения процесса, которые могут использоваться для оптимизации процессов

• Workflow – это только задачи, выполняемые сотрудником (согласование, утверждение документа). В ВРМ-системе в процесс включаются также задачи, выполняемые автоматически, без участия человека. 

Таким образом, процесс в BPM описывается шире, не ограничиваясь рамками workflow

• Бизнес-описание процесса в системах workflow примитивно, средства визуализации отсутствуют, нет языка моделирования бизнес-процессов. BPM включает средство моделирования на языке, понятном бизнесу. 

Таким образом, процессы в BPM описываются более понятно и прозрачно

• BPM позволяет гибко менять процессы. Возможности workflow по гибкой настройке процессов ограничены.

Изменение процессов в workflow-систем требует вмешательства разработчика. Изменения в BPM-системах выполняются бизнес-аналитиками с помощью средства моделирования процесса.

• Workflow предназначены только для жестко структурированных потоков работ. Возможность выстраивания динамических процессов, как в BPM, отсутствуют.
• Системы workflow ограничены в своем применении для связанных друг с другом, протекающих одновременно, бизнес-процессов – для этого предназначен BPM