Предполагается, что мастер системой будет являться система 1С ЗУП, в которой содержится вся текущая информация по занятым позициям и их финансовым показателям. На момент начала процесса бюджетирования на предстоящий год, в системе будет содержаться только фактически занятые позиции - отсутствуют вакантные позиции, а также отсутствуют сотрудники вне штата.
Подход к построению бизнес-процесса планирования
Бюджетирование численности определяем как планирование численности позиций, через моделирование, создание численных и стоимостных сценариев на основе текущей ситуации в 1С ЗУП, и утверждения сценария, как бюджета.
Бюджетная позиция (БП) - это минимальная детализация, по которой происходит бюджетирование, к бюджетной позиции может быть привязано несколько сотрудников. В связи с тем, что под одной БП учитывается множество сотрудников с разными расходами, необходимо организовать учет таких сотрудников. В результате, номер единицы БП будет в формате XXXX.NNN, где XXXX – верхний номер БП, а NNNN порядковый номер сотрудника, связанного с данной бюджетной позиции.
Бюджетная позиция определяется следующими категориями:
- Тип БП (штатная или вне штатная БП)
- Наименование
- Код
- Уровень БП
- Локация
- Функция
- Подфункция
Процесс бюджетирования с точки зрения HR (последовательность действий)
Для получения корректного результата планирования расходов на персонал, необходимо следовать следующим последовательным шагам:
- Настройка и согласования справочников в мастер системе, кроме справочника бюджетных позиций;
- Настройка и согласование общих параметров (кол-во рабочих часов, надбавки, ставки и т.д.);
- Происходит загрузка справочников из мастер системы в систему планирования расходов на персонал;
- Из локальных экземпляров 1С выгружаются фактические данные для системы планирования;
- HR менеджер проводит заполнение/дополнение/исправление существующих БП;
- HR менеджер вводит новые планируемые БП, если БП существует, но она не используется в подразделении, HR выбирает ее из справочника, для выбранной позиции подтягиваются установленные категории и грейд медиана по финансовой части. В случае того, если не существует подходящей БП, HR должен задать для нее имя и выбрать из справочников локация, функция, подфункция и уровень, согласно параметрам подтягивается грейд медиана;
- Информирует пользователей о фиксации версии бюджета и передает бюджет на согласование;
- Ответственное лицо подводит итог по всему бюджету, отдает распоряжение на фиксирование данных фазы (версии бюджета);
- После получения команды об урезании бюджета, ответственное лицо отдает распоряжение о возможности внесения изменений в бюджет текущей фазы;
- HR менеджер моделирует расчеты с различными финансовыми показателями или изменением бюджетных позиций, формирует скорректированный бюджет;
- Фиксируется очередная версия бюджета в рамках фазы, выполняется вывод отчета/выгрузки для согласования бюджета, шаги 7 – 12 повторяются до достижения требуемого результата;
- По окончанию работ, окончательно фиксируются данные бюджета, и администратор переносит данные утвержденного бюджета в соответствующую фазу не доступную на редактирование пользователям;
- На основе утвержденного бюджета создается фаза рабочего бюджета, в которую копируется утвержденный бюджет. В данной фазе HR менеджер имеет право вводить новые БП не предусмотренные бюджетом;
- После появления новых БП в фазе рабочего бюджета на ее основе формируется бюджетное расписание, для возможности отнесения сотрудников к этим бюджетным позициям в 1С;
- Впоследствии данные изменения учитываются в уточненных бюджетах.