В своей деятельности Финансово-Экономическая Служба (далее ФЭС) тесно связана с другими службами предприятия.

Вся деятельность ФЭС строится на той первичной информации, которая поступает из служб и отделов предприятия. Соответственно, данные, котороые содержатся в информационных системах ФЭС должны взаимодействовать с информацией из системам служб и отделов, для получения из них первичной информации, необходимой для функционирования ФЭС.

С другой стороны деятельность служб и подразделений компании не возможна без постоянного взаимодействия с ФЭС.

Информационные системы подразделений компании можно условно разделить по отношению к ФЭС на потребителей и источники информации. Ниже дана информация об основных информационных потоках между ФЭС и наиболее крупными подразделениями компании.

Блок инвестиций, проектов и программ

Внутри департамента инвестиций присутствует два уровня потребителей и источников информации для ФЭС - руководители проектов и руководитель управления.

Руководители проектов получают от ФЭС следующую информацию:

• Оформленные договора с заказчиками и соисполнителями;
• Бюджеты затрат программ;
• Анализ исполнения бюджетов программ;
• Оперативные отчеты о ходе выполнения бюджетов затрат программ;
• Предложения по сокращению затрат программ;
• Пакет отчетов по программам;
• Информация о неоплаченных заказчиками счетах, о проведенных платежах;
• Информация о состоянии расчетов с соисполнителями.

Руководители проектов представляют в ФЭС следующую информацию:

• Проекты договоров с заказчиками на оформление;
• Первичные документы для отражения хозяйственных операций в учете;
• План поступлений по проектам;
• План финансирования соисполнителей;
• Данные для формирования бюджета программы в соответствии с процедурой.

Руководитель управления получает от ФЭС следующую информацию:

• Ценовые и финансовые условия договоров с соисполнителями;
• Извещения об открытии, приостановке и закрытии заказов;
• Сводный тематический бюджет.

Руководитель управления представляет в ФЭС следующую информацию:

• Реестр открытых проектов или программ;
• Календарно-сетевые планы проектов или программ;
• Производственный план по проектам или программам ил структурным подразделениям, отчет, анализ выполнения плана;
• Потребности в ресурсах по проекту или программе;
• Договора с соисполнителями на согласование и после утверждения;
• Предложения о приоритетах финансирования при ограничении финансовых ресурсов;
• Акты по выполненным работам соисполнителей для учета кредиторской задолженности и документы, необходимые для осуществления расчетов;
• Первичные документы для отражения хозяйственных операций в учете.

Производственные службы

Производственные службы получают от ФЭС следующую информацию:

• Бюджеты структурных подразделений;
• Данные о фактических затратах по структурным подразделениям;
• Извещения об открытии, приостановлении действия и закрытии заказов;
• Перечень действующих заказов.

Производственные службы представляют в ФЭС следующую информацию:

• Проекты договоров на оказание предприятию производственных услуг и проведение НИОКР;
• Условия заключенных договоров;
• Первичную документацию для учета движения и использования основных средств, материальных ценностей, незавершенного производства и прочее (требования, накладные и прочее);
• Первичную документацию по учету рабочего времени и расчету заработной платы (табели, наряды, ведомости и др.);
• Отчет о выполнении норм выработки работниками и о наличии работников по категориям;
• Плановые данные для формирования нетематической части бюджетов структурных подразделений;
• Материальные заявки на потребность в ресурсах для выполнения работ.

Материально-техническое обеспечение (МТО)

Службы Материально-технического обеспечения (МТО) являются как потребителями, так и источниками информации для ФЭС.

МТО получает от структурных подразделений следующую информацию:

• Материальные заявки на потребность в ресурсах для выполнения работ.

МТО получает от ФЭС следующую информацию:

• Смета материальных затрат по программе;
• Согласованный план МТО;
• Информация о проведенных платежах и неоплаченных счетах (с указанием причин).

МТО представляет в ФЭС следующую информацию:

• План МТО на согласование;
• План закупок;
• План расходов по статьям бюджета, закрепленных за МТО;
• Договора с поставщиками;
• Документы на оплату;
• Первичные документы для учета движения товарно-материальных ценностей.

Неосновные и обслуживающие службы

Обслуживающие службы получают от ФЭС следующую информацию:

• Оперативные данные об исполнении бюджетов главных специалистов;
• Информация о проведенных платежах и неоплаченных счетах.

Обслуживающие службы представляют в ФЭС следующую информацию:

• Исходные данные для формирования бюджетов главных специалистов;
• Договора с поставщиками и подрядчиками, связанные с осуществлением капительных вложений;
• План финансирования поставщиков и соисполнителей;
• Документы для проведения платежей;
• Накладные, акты ввода в эксплуатацию и прочие первичные документы, связанные с движением основных средств и капитальных вложений.