Для поддержки задач управления и координации программ (проектов) необходимо наличие соответствующего программного обеспечения. Это может быть информационная система класса EPMS (Enterprise Project Management Systems – Система управления проектами предприятия), либо схожая по функциональным возможностям. Информационная система должна поддерживать определенную функциональность.

Календарно сетевое планирование

Планирование программ (проектов) может строится на четырехуровневом принципе:

• Программа;
• Подпрограмма;
• Этап (Совпадает с этапом ведомости исполнения по соответствующему договору);
• Укрупненный перечень работ этапа.

В рамках управления и координации работ должно осуществляться планирование как внутренних работ, так и ведение договоров с соисполнителями. Система может также иметь и пятиуровневую модель планирования, за счет включения в план внутренних работ подразделений.

В системе в обязательном порядке должны вестись справочники и классификаторы типовых работ для идентификации работ при формировании базы проектов и проведении сравнительных расчетов. Отсутствие перечня стандартных работ по НИОКР не позволит осуществить их нормирование, а, следовательно, оперативно оценивать расходную часть бюджета по программам.

Управление ресурсами программ

Все многообразие видов ресурсов целесообразно с точки зрения модельного описания задач календарного планирования разделить на два основных типа: 

• К первому типу относят ресурсы, которые в ходе работы сохраняют свои свойства и по мере высвобождения могут использоваться на других работах – возобновляемые ресурсы. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный момент не компенсируется в будущем,  пропадает, не накапливается. К таким ресурсам относятся персонал, производственные мощности многоразового использования.
• Ко второму типу относят расходуемые ресурсы, которые в процессе выполнения работы расходуются полностью, изменяя свою натуральную форму и не допуская повторного использования. Такие ресурсы, не будучи использованы в данный момент времени, могут использоваться в дальнейшем. К ресурсам второго типа относятся материалы, оборудование однократного применения, финансовые средства.

Для качественного управления ресурсами программ и проектов необходимо иметь соответсвующую методологию и технические возможности для реализации следующих функций:

• Анализ и увязка мощностей с необходимой мощностью для выполнения работ на календарных горизонтах планирования (год квартал);
• Контроль конечной трудоемкости этапов и работ;
• Планирование необходимой численности на краткосрочный и среднесрочный период, исходя из объема работ по программам;
• Формирование статистической базы трудозатрат на типовые виды работ и использования ее для планирования трудоемкости текущих работ.

Ухудшение качества управления может быть связано с:

• Неразвитостью методологической проработкой процессов, недостатком функциональных возможностей информационной системы;
• Отсутствие классификатора типовых работ;
• Отсутствие утвержденных процедур производственного планирования.

Анализ и контроль фактического исполнения программ

Информацию о фактическом выполнении работ необходимо вносить в систему оперативно, окончательная информация за текущий месяц должна быть закрыта последним днем календарного месяца. Фактическое время реакции на отклонение в процессе выполнения проекта программы должно составлять менее одного месяца.

Анализ затрат по программам может быть затруднен тем, что единственный источник информации - бухгалтерский учет предоставляет недостаточно детальную информацию и с задержкой на месяц. Более того, по договорам с соисполнителями закрытие актов за выполненные работы может происходить с большой задержкой, доходящей до нескольких месяцев. И как результат, реальные затраты по программе или этапу могут появляться намного позже их закрытия.