Бюджетный процесс компании может быть разделен на несколько основных этапов: составление бюджета, исполнения бюджета, анализ и контроль бюджета. Ниже представлен пример описания текущего бюджетного процесса в одной из компаний.

Этап составления сводного бюджета

Процесс бюджетного планирования компании регламентирован приказами и инструкциями. Обычно разрабатываются формы бюджетов в формате EXCEL для получения плановых данных. Большинство форм планирования разрабатываются планово-экономической службой, часть может быть разработана другими функциональными службами. Часть форм могут быть детализированы до "нижнего уровня планирования", часть формируются на "верхнем уровне планирования" в зависимости от потребностей. 

Большинство форм верхнего уровня планирования должны быть связаны между собой, чтобы планирование представляло собой цепочку последовательного изменения бюджетных данных. На этом этапе планирования возникает множество сложностей, обусловленных использованием EXCEL. Изменение формата утвержденной формы приводит к несоответствию данных и не позволяет рассчитывать зависимые показатели.

После расчета соответствующих показателей бюджета в установленные сроки участники бюджетного процесса передают свои отчетные формы в  отдел сводного бюджетного планирования ПЭО, который формирует сводный бюджет доходов и расходов. 

Сводный бюджет состоит из двух разделов: доходной и расходной части. Итоговым выходным документом является сводный бюджет доходов и расходов. Формирование основных документов финансовой отчётности (отчет о прибылях и убытках, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс) используя EXCEL, является трудоемким процессом, поэтому рекомендуется использовать для целей формирования бюджета автоматизированную систему.

После составления сводного бюджета, ПЭО может проводить уточнение отдельных статей бюджета. Как правило у компании отсутствует регламент корректировок, который устанавливает сроки, статьи и порядок изменения бюджетных данных. Этап согласования и корректировки бюджета является одним из основных в процессе составления бюджета и наиболее трудоемким. Использование EXCEL в качестве инструмента формирования бюджета не позволяет проводить оперативных корректировок. Изменение какого-либо показателя требует последовательного изменения всех взаимосвязанных форм. Исходя из этого, можно сделать вывод, что большинство корректировок без использования автоматизированной системы проводится на верхнем уровне планирования. Вносимые изменения в бюджет не согласовываются, что приводит к снижению точности плановых расчётов.  Изменённые показатели бюджета доводятся до структурных подразделений уже после завершения периода планирования. 

Этап исполнения сводного бюджета

ПЭО разрабатывает бюджет на один финансовый год, который совпадает с календарным годом. Бюджет утверждается в первом квартале планируемого года и утвержденные показатели доводятся до подразделений в виде плановых заданий на второй квартал. Таким образом, подразделения компании в первом квартале не имеют плановых данных и показателей, которыми следует руководствоваться в производственной деятельности. 

В конце отчетного периода (месяц, квартал) ожидаемые данные (совокупность фактических и плановых данных) по исполнению бюджета  в соответствии с имеющимся регламентом предоставляются  в ПЭО. Основные данные по исполнению бюджета представляются в ПЭО, в котором исполнение бюджета отслеживается на основании осуществленных платежей в целом по компании с детализацией по статьям бюджета, форме платежей, структурным подразделениям и т.д.

Сбор фактических данных  не автоматизирован, что также приводит к увеличению сроков представления ожидаемого исполнения бюджета и снижает достоверность представленной информации по статьям, которые не отслеживает ПЭО.

Этап анализа и контроля исполнения сводного бюджета

Третьей стадией бюджетного цикла является анализ и контроль исполнения бюджета. При его проведении идёт сравнение фактических и плановых данных и анализ отклонений фактических показателей от плановых в отчётном периоде. Фактические (ожидаемые) данные представляются в тех же формах и разрезах для обеспечения сопоставимости данных в целях проведения анализа. Контрольная функция анализа исполнения бюджета осуществляется через спецификацию отклонений фактических показателей от плановых в разрезе центров ответственности компании.

По выполнению доходной части бюджета проводится факторный анализ, т.е. анализируются отклонения по объёму реализации в натуральных показателях и отклонения по цене реализации в стоимостном выражении. Кроме этого, анализируются и некоторые основные финансовые показатели деятельности компании: рентабельность и расчёт плановой прибыли.

Участники бюджетного процесса и распределение обязанностей при составлении сводного бюджета компании

В настоящее время участников процесса бюджетирования можно разделить на два основных уровня:

Верхний уровень планирования:

• ПЭО
• Функциональные управления 

Нижний уровень планирования:

• Структурные подразделения
• Функциональные отделы структурных подразделений

Вся ответственность за планирование и координацию процесса бюджетирования возложена на ПЭО. Организация информационных потоков при формировании сводного бюджета доходов и расходов имеет сложную взаимосвязанную структуру. Взаимодействие участников бюджетного процесса будет подробнее рассмотрено при описании формирования доходных и расходных статей бюджета.

Таким образом, процесс бюджетного планирования регламентирован на верхнем уровне планирования и недостаточно формализован на нижнем уровне планирования. Проработаны формы представления и сбора плановой и фактической информации. Однако, использование стандартных средств EXCEL не позволяет жестко закрепить форматы представления данных и обеспечить процесс согласования плановых показателей.