Одним из важнейших элементов эффективной системы бюджетного управления является возможность своевременного получения достоверной информации, необходимой для принятия управленческих решений. В рамках развития системы бюджетного управления рекомендуется уделить первостепенное внимание совершенствованию системы учета. При этом особое внимание следует уделить стандартизации и автоматизации бухгалтерского учета, как основного источника информации для управленческого учета. 

Для совершенствования системы учета предлагается провести следующие мероприятия:

• Формирование единой учетной политики для всех компаний, входящих в группу компаний
• Синхронизация аналитических справочников бухгалтерского и управленческого учета
• Совершенствование системы учета инвестиций
• Совершенствование системы учета материально-технических ресурсов
• Внедрение единой учетной системы во всех компаниях группы
• Совершенствование системы бюджетного контроля

Единая учетная политика и единый план счетов

Ключевым этапом внедрения единых корпоративных стандартов управления является приведение учетной политики всех компаний группы к единому стандарту. Данное мероприятие позволит существенно снизить риски неверного отражения хозяйственных операций в учете, так как все компании группы будут использовать единую методологию учета. Единая учетная политика позволит однозначно интерпретировать отчетные данные любой компании Группы. Внедрение единой учетной политики позволит в последующем упростить переход Компании на единую автоматизированную учетную систему, используя стандартные настройки для однотипных предприятий.

В рамках формирования единой учетной политики необходимо разработать единый план счетов, а также определить дополнительные аналитические разрезы, необходимые для проведения анализа, и разработать соответствующие справочники, единые для всех компаний группы. Поскольку задача подготовки отчетности в соответствии с международными стандартами также очень важна для Компании, наиболее оптимальным решением является разработка единого плана счетов, который можно было бы применить одновременно для ведения бухгалтерского учета по российским стандартам, учета по МСФО и управленческого учета. При этом для каждого вида учета отчетность формируется путем агрегирования счетов в соответствии с определенными правилами.

Синхронизация аналитик бухгалтерского и управленческого учета

Для оптимизации процесса формирования управленческой отчетности необходимо проведение мероприятий по синхронизации аналитических разрезов бухгалтерского и управленческого учета. Существенная часть управленческой отчетности формируется на основе данных бухгалтерского учета. Поэтому необходимо, чтобы уровень детализации бухгалтерской информации максимально соответствовал требованиям управленческой отчетности. Аналитические разрезы, используемые в бухгалтерском учете должны обеспечивать возможность оперативного получения детальной информации при подготовке отчетов об исполнении бюджета. 

Однозначное соответствие аналитических разрезов бухгалтерского и управленческого учета позволит существенно сократить количество ошибок, возникающих при переносе данных из одной отчетности в другую, а также упростит процедуру автоматизации формирования управленческой отчетности.

Совершенствование учета инвестиций

Наряду с решением проблем унификации системы учета, рекомендуется уделить повышенное внимание учету инвестиционных затрат. Инвестиции составляют существенную долю затрат Компании, поэтому система учета должна предоставлять возможность оперативного получения подробной и объективной информации об инвестиционных затратах. В настоящее время детальная информация по инвестициям не всегда может быть получена на основе данных бухгалтерского учета. Данные оперативного учета, формируемые  функциональными подразделениями не всегда совпадают с данными бухгалтерского учета.

Система учета инвестиционных затрат должна обеспечивать возможность получения информации по следующим аналитическим разрезам:

• места возникновения затрат;
• объекты инвестиций;
• инвестиционные проекты;
• элементы затрат;
• контрагенты (поставщики и подрядчики).

Для эффективного решения проблемы обеспечения детального учета инвестиций рекомендуется внедрение современной автоматизированной системы учета, обеспечивающей масштабный учет инвестиционных затрат.

Совершенствование учета запасов материально-технических ресурсов

Еще одним важным направлением системы учета является учет запасов материально-технических ресурсов (МТР). В Компании большая часть запасов МТР закупается централизованно. Для оптимизации закупок необходимо получение информации не только о потребностях предприятий в МТР, но и оперативные и достоверные данные о запасах на складах предприятий и фактическом расходе в разрезе полной номенклатуры МТР позволят снизить уровень запасов МТР, не допуская при этом сбоев в производстве. Обеспечение прозрачности учета закупок позволит контролировать затраты на приобретение МТР.

Рекомендуется сформировать единый номенклатурный справочник материально-технических ресурсов, который должен использоваться всеми компаниями группы. Данный справочник должен лечь в основу учета МТР. Так как номенклатура данного справочника значительна, для обеспечения оперативной обработки большого объема данных рекомендуется использовать современную  автоматизированную систему учета, имеющую функциональный модуль управления запасами.

Внедрение единой учетной системы

Наибольший эффект от мероприятий по унификации и стандартизации учетных процедур может быть достигнут в случае использования всеми компаниями группы единой автоматизированной системы учета. Система может быть реализована как централизованная, так и в виде обособленных систем для каждого предприятия.

В этом случае должны соблюдаться следующие требования по унификации автоматизированной системы:

• использование всеми компаниями группы единого плана счетов и единого набора аналитических справочников;
• единые настройки обработки стандартных операций;
• возможность переноса учетных данных в общекорпоративное хранилище.

Использование единой учетной системы позволит:

• обеспечить применение единой учетной политики всеми компаниями группы;
• использовать единый план счетов и единые аналитические справочники;
• сократить количество ошибок при выполнении стандартных операций;
• сократить сроки подготовки отчетности;
• снизить затраты на подготовку отчетности;
• обеспечить качество предоставляемой отчетности (достаточность, аудируемость, непротиворечивость);
• разработать унифицированный механизм формирования управленческой отчетности на основе бухгалтерской;
• осуществлять эффективный контроль корректности отчетности компаний группы.

При выборе учетной системы рекомендуется обратить внимание следующие  функциональные возможности:

• возможность одновременной организации учета на большом количестве предприятий в рамках единого холдинга, масштабируемость системы;
• возможность одновременного ведения нескольких видов учета (бухгалтерского, налогового, управленческого, учета в соответствии с МСФО) и подготовки соответствующей отчетности;
• наличие функционала по учету запасов с большим перечнем номенклатурных позиций;
• наличие модуля производственного учета, возможности калькуляции себестоимости производимой продукции;
• наличие функционала по учету инвестиционных затрат (учет по проектам);
• возможность интеграции с другими приложениями в области учета и бюджетирования.

Совершенствование системы бюджетного контроля 

Обычно в компаниях действует система бюджетного контроля. Она обеспечивает возможность контроля на соответствие утвержденным лимитам заявок на проведение платежей от предприятий группы. Контроль, как правило, осуществляется в разрезе статей затрат и контрагентов.

Данная система, как правило, имеет ряд недостатков:

• отсутствие взаимодействия в режиме реального времени между службами Головной компании  и дочерних предприятий;
• контроль осуществляемых платежей на основе информации обслуживающих банков осуществляется после проведения операции;
• отсутствует система контроля заключаемых договоров. 

Рекомендуется развитие системы по следующим направлениям:

• осуществление контроля и согласование платежей в режиме реального времени;
• вовлечение обслуживающих банков в процедуру контроля на стадии подготовки платежа для предотвращения несанкционированных платежей;
• контроль в разрезе функциональных центров ответственности (после проведения мероприятий по распределению ответственности);
• опережающий контроль расходов на стадии заключения договоров, то есть перенос эффективного бюджетного контроля на более ранний этап возникновения расходов;
• система бюджетного контроля должна обеспечивать возможность обмена данными с системой бюджетирования.