В рамках мероприятий по совершенствованию организационной структуры и бюджетных процедур рекомендуются следующие мероприятия:

• изменение периодичности формирования бюджетов;
• унификация управленческой структуры и развитие системы функциональной ответственности за формирование и исполнение бюджета;
• переход на бюджетирование по местам возникновения затрат.

Изменение периодичности формирования бюджетов

Для повышения качества формируемой управленческой отчетности, рекомендуется изменение периодичности формирования бюджетов. 

• Годовой бюджет. Рекомендуется переход на формирование годового бюджета без разбивки по месяцам, осуществляя планирование поквартально. Бюджет первого квартала детализируется по месяцам. 
• Годовой бюджет задает рамки деятельности предприятия на предстоящий год, при этом месячное планирование носит приближенный характер. В этой ситуации поквартальная агрегация данных не противоречит задаче установления бюджетных целей, одновременно существенно сокращается погрешность  планирования.  
• Текущий бюджет. Формирование текущих бюджетов рекомендуется осуществлять один раз в квартал с месячной разбивкой. Текущий бюджет формируется в рамках установленных годовым бюджетом показателей на предстоящий квартал. В процессе формирования текущего бюджета производится планирование бюджетных показателей по месяцам предстоящего квартала. 

Данные изменения позволят сократить суммарное время, затрачиваемое сотрудниками компании на формирование бюджетов. Освободившееся время следует использовать для проведения более глубокого анализа различных аспектов деятельности предприятий, а также совершенствованию проблемных участков бюджетирования. 

Унификация управленческой структуры и развитие системы функциональной ответственности за формирование и исполнение бюджета

Эффективное управление деятельностью компании требует однозначного закрепления ответственности. Для обеспечения прозрачного распределения ответственности за исполнение бюджетов, необходимо выделить функциональные центры ответственности, за которыми в явном виде закрепить ответственность за формирование и исполнение определенных бюджетных показателей.

Для внедрения данного механизма необходимо унифицировать организационную структуру холдинга, как в Головной компании, так и в дочерних компаниях группы. Необходимо обеспечить однозначное соответствие функциональных подразделений во всех компаниях группы. Распределение ответственности предполагает как горизонтальное взаимодействие различных подразделений на уровне одной компании, так и вертикальное взаимодействие функциональных подразделений дочерних компаний с функциональными департаментами Головной компании. То есть согласование плановых показателей и контроль их исполнения должны осуществляться как на уровне отдельной компании, так и с соответствующим функциональным департаментом Головной компании.

Распределение ответственности за статьи бюджета должно быть закреплено приказами на уровне Головной компании, а также в каждой компании группы.

В рамках бюджетного процесса необходимо осуществлять постоянный контроль исполнения бюджетов по функциональным центрам ответственности, мотивировать руководителей функциональных подразделений на выполнение установленных бюджетных показателей.

Переход на бюджетирование по местам возникновения затрат (МВЗ)

Для обеспечения прозрачности деятельности компаний рекомендуется постепенный переход к планированию и учету затрат по местам возникновения затрат (МВЗ). Планирование и учет в разрезе мест возникновения затрат обеспечит возможность детального анализа деятельности каждого отдельного подразделения предприятия. Таким образом, бюджетирование по МВЗ позволит достичь более глубокого уровня управления затратами. 

Следует отметить, что внедрение планирования и учета по местам возникновения затрат возможно только при наличии на предприятии автоматизированных систем бюджетирования и учета, так как при выделении подразделений как отдельных объектов бюджетирования объем информации увеличится многократно и его обработка без применения современных систем достаточно трудоемка.