Для того, чтобы обосновать необходимость внедрения автоматизированной системы бюджетирования на предприятия нужно отталкиваться от основных целей и специфики бюджетного планирования в компании. Обычно оценка преимуществ автоматизированной системы производится до начала проекта.

В системе бюджетирования данные организованы по аналитическим направлениям , что позволяет пользователям классифицировать бюджетную информацию таким образом, чтобы бюджетная модель отражала специфику бизнеса. Аналитические направления позволяет создать организационную структуру компании и выделить центры финансовой ответственности. Таким образом, система позволит реализовать существующий принципиальный подход к методологии планирования, когда ответственность за планирование доходов и расходов организации несут ЦФО. 

В качестве аналитических направлений (справочников) могут быть заданы бюджетный классификатор, план счетов бухгалтерского учета, организационная, функциональная, территориальная и финансовая структура предприятия. В качестве справочников могут быть использованы структура бизнес-процессов, перечень контрагентов, виды платежных средств, перечень проектов, виды продукции. Настройка аналитических направлений позволит адаптировать существующую методологию бюджетного планирования. Таким образом, вся бюджетная информация будет структурирована по заданным аналитическим направлениям, что позволит представлять ее в необходимых разрезах: например по основной и не основной деятельности.

Координация деятельности при планировании бюджета

Разграничение прав доступа позволит иметь необходимую информацию каждому пользователю системы. Таким образом, при планировании, пользователь сможет видеть и вносить изменения только в те данные, к которым ему предоставлен доступ. 

Задачи сводного бюджета 

Система позволяет автоматически консолидировать всю информацию ЦФО, структурных подразделений и создать сводный бюджет компании. Таким образом, появляется возможность в одной системе осуществлять многомерный анализ всей бюджетной информации и создавать выходные отчеты для руководства. 

Оперативная корректировка показателей бюджета 

Система позволит производить как оперативные корректировки: на уровне руководства компании и ПЭО, так и выделять необходимые для корректировки данные ответственному Функциональному управлению или структурному подразделению. Корректировка определенных параметров автоматически корректирует все взаимосвязанные данные и пересчитывает все показатели, на которые повлияла корректировка. Таким образом, изменив один показатель, пользователю достаточно осуществить расчет всего бюджета.

Автоматизация процесса бюджетного планирования позволит проводить неоднократное согласование вариантов плана со всеми функциональными управлениями компании, с учетом временных ограничений подготовки бюджета. 

Сокращение сроков подготовки бюджета

Автоматизированная система позволит сократить сроки планирования, сбора фактической информации и анализа за счет:

• вовлечения в процесс планирования ЦФО, Функциональных управлений, структурных подразделений;
• устранения двойного пересчета данных, который происходит на уровне Функциональных управлений, ПЭО, структурного подразделения;
• автоматической проверки непротиворечивости данных – на этапе настройки системы администратор прописывает взаимосвязи всех планируемых показателей; таким образом, данные рассчитываются согласно этим взаимосвязям, что не позволяет просчитать данные альтернативным путем;
• автоматический сбор фактической информации из различных учетных систем - гибкие возможности импорта/экспорта системы позволяют взаимодействовать фактически со всеми учетными системами. Обмен бюджетной информацией также может осуществляется в унифицированном формате бюджетных файлов, в ASCII (текстовых) файлах и MS EXCEL.

Осуществление сценарного анализа

Использование автоматизированной системы позволит изменять различные параметры бюджетной модели, например планируемые цены на реализуемую продукцию, и пересчитывать бюджет исходя из новых условий. Таким образом, изменяя показатели планирования, которые могут измениться под влиянием макро- и микроэкономических факторов, создавать различные сценарии бюджетов для сравнения и выбора окончательного плана развития компании на предстоящий плановый период.

Планирование с учетом сезонности

Одной из особенностей планирования продаж является сезонность. Возможности создания трендов в системе позволят пользователям прогнозировать количественные и денежные показатели, используя фактор сезонности, основываясь на данных предыдущих периодов с помощью одной операции. Могут быть использованы режимы процентного изменения и изменения в натуральных и денежных единицах. Такая функциональность даёт пользователям возможность применять процентные и сезонные тренды для быстрого изменения значений и, следовательно, ускоренного и точного прогнозирования и составления сценариев возможного хода событий.

Требования по созданию выходных отчетных форм

Гибкая система работы с отчетами предоставляет пользователям широкие возможности работы с бюджетной информацией. Система позволяет пользователям легко создавать отчеты с необходимыми данными и определять способ организации этих данных с помощью встроенных возможностей - фильтров и сортировки с группировкой данных в разрезе любых созданных в системе направлений и атрибутов. Отчеты могут использоваться как для ввода, так и для анализа данных.

В системе при необходимости можно использовать мультивалютность, что позволяет формировать отчёты в любой валюте (при этом данные автоматически пересчитываются по соответствующему курсу).