Данный документ дает оценку уровня автоматизации и необходимости автоматизации существующей модели бюджетного планирования для одной из компании.

В существующей системе планирования и контроля бюджета компании А достаточно хорошо проработаны методика планирования и механизмы контроля сводного бюджета доходов и расходов. Методические рекомендации по данным вопросам изложены в отчетных и регламентирующих формах. В ходе экспресс-обследования существующей системы планирования и контроля исполнения бюджета, отмечен недостаточный уровень автоматизации этих процессов, высокий уровень трудозатрат на выполнение типовых операций по увязке таблиц MS EXCEL специалистами ПЭО, недостаточное программное и информационное обеспечение для систематизации справочной информации. Выявленные в ходе обследования недостатки можно объединить в следующие группы:

• недостатки в реализации функций планирования и прогнозирования;
• недостатки в реализации функций анализа и контроля.

Недостатки в реализации функций планирования и прогнозирования:

1. Система планирования бюджета, реализованная главным образом на основе отдельных взаимосвязанных таблиц MS EXCEL, не обладает достаточной гибкостью и согласованностью. При внесении изменений в одну из таблиц и корректировки зависимых данных необходимо открыть все взаимосвязанные таблицы. Это требует постоянно помнить состав, организацию и расположение всех используемых таблиц, для внесения необходимых корректив. 
2. Таблицы, заполненные Функциональными управлениями и ПЭО, при своде бюджета обрабатываются сотрудниками вручную, и контроль правильности заполнения ведется людьми, что также занимает много времени и увеличивает вероятность появления ошибок на каждом этапе (умышленное или случайное изменение структуры файла EXCEL).
3. Отсутствует реестр разработанных и утвержденных таблиц для всех участников бюджетного процесса. Разработкой таблиц для Функциональных управлений занимается ПЭО. Таблицы для заполнения структурными подразделениями разрабатываются Функциональными управлениями и ПЭО. Систематизация таблиц вручную требует больших дополнительных трудозатрат на поддержание такого реестра в актуальном состоянии, учитывая частые изменения как состава, так и содержания данных таблиц.
4. Отсутствует контроль непротиворечивости данных при внесении плановой информации, при вводе данных по отдельным статьям бюджета не предусмотрено их согласование с зависимыми статьями, нет арифметической проверки на непротиворечивость информации, что может привести к ошибкам (неточность, несогласованность сводного бюджета).
5. Справочная информация (нормативы, натуральные показатели, ставки налогов и др.) хранится разрозненно на бумажных и электронных носителях, что может привести к несопоставимости бюджетных данных.
6. Нет возможности оценить влияние отдельных параметров на бюджет в целом. В случае изменения отдельных параметров затруднен анализ “что - если”. Поскольку данные находятся в отдельных таблицах, затруднен контроль согласованности отдельных отчетов между собой.
7. Отсутствует документированный механизм корректировки данных. При корректировке отдельных статей бюджета необходимо открывать всю «цепочку» зависимых файлов для пересчета данных. При такой корректировке необходим регламент для обеспечения достоверности пересчитанной информации.

Недостатки в реализации функций анализа и контроля:

1. Анализ проводится вручную в таблицах EXCEL, нет возможности просматривать отдельные параметры и показатели в различных аналитических срезах, что не позволяет выявить возможности повышения эффективности производственного процесса.
2. Фактические данные попадают в ПЭО также в формате таблиц EXCEL, отчеты по фактической информации весьма разнородны и требуют от сотрудников ПЭО  трудозатрат для технической обработки и дальнейшего анализа показателей деятельности компании.
3. Нет возможности проведения более глубокого анализа позволяющего без дополнительных трудозатрат и за короткое время выявлять причины перерасхода (экономии) бюджетных средств, участки с наибольшими или с наименьшими затратами, тенденции изменения отдельных показателей, выявление возможности развития, повышения эффективности и т.д.
4. Большая загруженность сотрудников выполнением механической работы, отсутствие программных и информационных средств, облегчающих принятие управленческих решений.
5. Сбор фактической информации по исполнению бюджета осуществляется ручным способом, отсутствует интеграция с бухгалтерскими и другими учетными системами.

Внедрение автоматизированной системы позволит систематизировать процесс планирования бюджета, обеспечить согласованность данных и единый формат движения бюджетной информации. Автоматизация процессов планирования и анализа исполнения бюджета, позволит компании А сократить время на формирование сводного бюджета и согласовывать корректировки данных структурных подразделений в оперативном режиме. Специалисты получат больше времени на выполнение более важных задач, таких как анализ, прогноз, обоснованное нормирование, разработку методик планирования и анализа, предложений по повышению эффективности работы, как отдельных Функциональных управлений, структурных подразделений, так и компании в целом.