Перед началом проекта по автоматизации необходимо провести экспресс-обследование предприятия и зафиксиров основные риски. В данном примере рассмотрен проект по созданию автоматизированной системы бюджетного планирования.

Создание автоматизированной системы бюджетного планирования, анализа и контроля  является одним из ключевых проектов в направлении развития автоматизации компании А. Пилотный проект имеет риски, которые необходимо учитывать, поскольку они могут привести к невыполнению запланированных результатов и дискредитации осуществляемого пилотного проекта. Перечень рисков и возможные их последствия приведен ниже. 

Недостаток ресурсов

• Затягивание сроков выполнения проекта на неопределенный срок
• Увеличение стоимости проекта
• Отставание методологической базы
• Неэффективное использование системы
• Затягивание сроков выполнения проекта на неопределенный срок

Недостаточные полномочия координаторов рабочей группы

• Увеличение времени принятия решений, что приводит к затягиванию сроков проекта

Нечеткие критерии оценки эффективности работы рабочей группы

• Разногласия в трактовке успешности хода проекта
• Возможный срыв проекта

Недостаточное понимание конечным пользователем целей и задач проекта

• Конфликтные ситуации, приводящие к увеличению времени и стоимости проекта
• Непонимание собственной роли и значения проекта

Низкий уровень квалификации и недостаточная осведомленность персонала

• Увеличение времени проекта
• Высокая стоимость проекта внедрения
• Трудности с поддержкой системы после окончания проекта внедрения
• Ощутимое сопротивление инновациям

Низкий уровень мотивации персонала

• Увеличение времени проекта
• Высокая стоимость проекта внедрения

С целью управления этими и другими рисками необходимо руководствоваться следующими копцептуальными принципами в ходе осуществления работ по проекту:

• Тщательный отбор персонала на ключевые позиции в Рабочую группу. 
• Программа обучения руководства и специалистов компании должна быть синхронизирована с планами работ по пилотному проекту таким образом, чтобы не допустить решения очередных задач в условиях неподготовленного персонала.
• Руководство и персонал компании А должны получать новые ощутимые результаты работы Рабочей группы в обозримые периоды времени, не реже, чем раз в три месяца. Этот фактор должен быть учтен при разработке детальных планов по реализации пилотного проекта. 

В методологическом направлении следует четко разграничить две категории разрабатываемых документов. Первая категория включает документы, которые могут быть приняты ПЭО и Бюджетным комитетом, которые относятся к его исключительной компетенции. Вторая категория включает документы, ориентированные на согласование с Функциональными управлениями, утверждаемыми на уровне руководства компании. К этой же категории относятся и документы, распространяемыми на ФУ и структурные подразделения с тем отличием, что они подлежат совместному, двустороннему или многостороннему утверждению. В первую очередь необходимо сосредоточиться на скорейшей разработке документов первой категории, так как это облегчит сам процесс развития методологии компании А. Фактически, Бюджетный комитет и ПЭО должны играть инициативную роль в процессе формирования нормативно-методологической базы.