3. Описание решения

3.1 Общее описание подхода к решению задач проекта

В рамках данного проекта предполагается решить первоочередные проблемы управления компанией, а не унифицировать и  совершенствовать системы управления и бизнес-процессы отдельных предприятий. Задачи решения конкретных проблем управления финансами отдельных предприятий не включаются в рамки данного проекта, однако при необходимости  могут быть освещены при подготовке предложений по дальнейшему совершенствованию системы бюджетирования и отчетности. 

В рамках данного проекта все плановые, фактические и прогнозные данные будут формироваться по  дочерней компании в целом (без выделения бюджетов отдельных центров ответственности внутри дочернего Общества). Дополнительная детализация производственных и экономических показателей дочернего общества и аналитика бюджетных данных по центрам ответственности  и другим аналитикам внутри компании в рамках данного проекта не предполагается.

Актуальными задачами данного проекта в области совершенствования системы бюджетирования являются:

• Построение консолидированного Бюджета движения денежных средств с исключением внутригрупповых оборотов на основе унифицированных форматов предоставления данных дочерними предприятиями;
• Разработка унифицированного формата бюджета Доходов и расходов (БДР)  с целью формирования консолидированного БДР с исключением внутригрупповых оборотов;
• Разработка унифицированных форматов функциональных (операционных) бюджетов и дополнительных расчетных форм с целью формирования консолидированной отчетности по отдельным видам расходов, инвестиций, активов, пассивов.  

В рамки данного проекта не включается разработка унифицированного формата, методологии формирования и построение консолидированного Прогнозного баланса Группы Компаний и отдельных дочерних обществ. Построение бюджетов основывается на базе Бюджетного классификатора, в котором будут учтены специфические показатели и  уникальные для каждого сегмента деятельности бюджетные статьи. Таким образом, шаблоны основных и функциональных (операционных) бюджетов будут учитывать специфику бизнес-процессов каждого сегмента.

В рамках данного проекта  для всех предприятий Группы Компаний будут предоставлены форматы бюджетов для заполнения ответственными специалистами финансово-экономических служб дочерних компаний с учетом наличия Рекомендаций по заполнению бюджетов.

Предполагается использование следующего подхода к формированию методических документов по системе бюджетирования:

• Интервьюирование менеджеров компании  и обследование типовых дочерних и зависимых обществ с целью формулирования требований к составу плановых показателей и ключевых показателей деятельности;
• Анализ существующих на настоящее время различных форматов бизнес планов с целью определения оптимального состава и структуры форм бюджетных данных для целей формирования консолидированных бюджетов и расчета ключевых показателей деятельности;
• Унификация и стандартизация форматов и структуры бюджетов, управленческих отчетов;
• Выделение внутригрупповых операций и создание методики их планирования;
• Создание единого Бюджетного классификатора (справочника бюджетных статей), включающего в себя, все бюджетные статьи и натуральные показатели, использующиеся в бюджетировании;
• Определение состава и наполнения дополнительных аналитических справочников, используемых для детализации и анализа бюджетных данных;
• Формализация  и унификация методик и алгоритмов расчета бюджетных показателей, разработка алгоритмов консолидации бюджетной отчетности;
• Регламентация процедур формирования консолидированного бюджета, сбора фактических данных,  план-факт анализа;
• Формирование пакета документов по методикам и регламентам планирования и их дальнейшая автоматизация.

3.2 Общее описание автоматизированной системы

Автоматизированная система бюджетирования и отчетности может быть разделена на следующие подсистемы:

• Подсистема «Бюджет»: сбор, ввод, расчет плановых показателей по отдельным бюджетным единицам (юридическим лицам), построение плановой отчетности;
• Подсистема «Факт»: организация сбора, ввода, расчета фактических данных об исполнении бюджета, построение план-факт отчетности;
• Подсистема «Консолидация»: формирование консолидированных бюджетных данных по группе компаний, сегментам и регионам с исключением внутренних оборотов;
• Подсистема «Прогноз»: ввод, сбор и расчет данных по прогнозному исполнению бюджета. 

Автоматизированная система бюджетирования и отчетности будет построена на базе программного продукта ___________ и дополнительного модуля отчетности и анализа данных ____________, используемого для получения всей необходимой регламентированной бюджетной отчетности. Вся необходимая нормативно справочная информация (НСИ) будет формироваться средствами самой системы. Интеграция с внешними источниками НСИ в рамках данного проекта не предполагается.

Ввод исходных плановых и фактических данных будет осуществляться в системе тремя основными способами:

• Ручной ввод непосредственно в интерфейсе системы;
• Копирование из электронных таблиц;
• Импорт  из заранее подготовленных шаблонов в формате MS Excel. 

В рамках данного проекта процедура формирования бюджета в автоматизированной системе будет состоять из следующих этапов: 

• Заполнение унифицированных бюджетных форм специалистами дочерних предприятий;
• Расчет бюджета доходов и расходов по добывающим компаниям и формирования ключевых показателей (KPI);
• Консолидация бюджетов по регионам и сегментам;
• Формирование консолидированных бюджетов по Группе Компаний с исключением внутренних оборотов.

В рамках сбора фактических данных планируется автоматизировать процесс сбора и консолидации, при этом специалисты дочерних компаний самостоятельно осуществляют выборку фактических данных из учетной системы с последующим занесением их в унифицированные формы. После чего осуществляется  консолидация фактических данных по регионам, сегментам и по Группе Компаний с исключением внутренних оборотов.

На основании внесенных плановых и фактических данных осуществляется контроль исполнения бюджетов как дочерних и зависимых компаний, так и Группы Компаний в целом и последующий анализ на всех уровнях консолидации в системе и дополнительном модуле отчетности и анализа данных.