8. Контроль исполнения бюджетов

8.1 Задачей этапа является контроль и анализ исполнения плановых бюджетных показателей с целью управления отклонениями, влияющими на финансовые результаты деятельности ГК (проекта).

8.2 Процесс контроля включает систему сбора, обработки и анализа информации о фактических результатах деятельности на всех уровнях управления ГК, выявление отклонений от плановых значений, анализ причин отклонений с учетом их величины, принятие решений по оценке неисполнения целевых бюджетных показателей либо по корректировке планов и бюджетов в допустимых случаях.

8.3 Оперативный контроль БДДС

8.3.1 Инструментом оперативного контроля утвержденного бюджета движения денежных средств является процедура контроля формирования, согласования и исполнения заявок на осуществление расчетов. Каждая заявка проходит процедуру согласования и проверки на предмет превышения лимита по соответствующей статье бюджета. Превышение лимитов в текущем периоде допускается только по специальному распоряжению должностного лица с соответствующими правами.

8.3.2 Выделяются следующие участники процесса оперативного контроля расходования денежных средств, уровни управления платежами –
(1) ГК; (2) внутрипроектный:
• Куратор или ответственный за статью бюджета (1)/руководящее лицо предприятия проекта (2) – инициатор платежа осуществляет формирование заявки на платеж;
• ФД (ПЭО) осуществляет контроль (посредством визирования заявки) в рамках лимитов денежных средств и определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов;
• Завизированные заявки на осуществление платежей собираются в ПЭО в реестр платежного дня и предоставляются на рассмотрение Генеральному директору ГК (1)/куратору проекта (2)
• Генеральный директор ГК (1)/куратор проекта (2) контролирует целесообразность расходования денежных средств по статье бюджета.

8.3.3 Внутрипроектный уровень управления бюджетом

Для формирования оперативного планового БДДС за отрезок времени, равный:
- рабочему дню,
- рабочей неделе,
- календарному месяцу
применяется специализированная форма БДДС.

Смысл месячного планового бюджета ДДС заключается в формировании реестра платежей предприятия внутри проекта на следующий календарный месяц (в понедельной разбивке), по отношению к месяцу, в котором производится планирование. Формирование происходит в последнюю неделю текущего месяца.

Реестр формируется на основании:
- имеющихся на конец текущего месяца неоплаченных счетов;
- предполагаемых к выставлению счетов (иная первичная док-ция, а также проверка действующих договоров (по «Реестру договоров»));
- планируемых к заключению договоров и предполагаемых движений ДС (по «Реестру договоров план».

Фактически, сотрудник ПЭО, ответственный за формирование еженедельного планового реестра платежей должен сформировать:
а) доходную часть бюджета на следующий за текущим календарный месяц;
б) расходную часть бюджета на следующий за текущим календарный месяц.

Для исполнения п. б) необходимо собрать все имеющиеся счета (иную первичную док-цию, а также осуществить проверку действующих договоров (по «Реестру договоров»)), предъявленные к оплате на предприятие на текущий момент, проверить их на соответствие и обоснованность предъявления по отношению к фактически имеющимся обязательствам предприятия группы (по «Реестру договоров») и сформировать из них плановый реестр (расходная часть) на следующий календарный месяц (понедельно).

Кроме того, необходимо запросить у сотрудников предприятия группы информацию о планируемых в следующем месяце мероприятиях (расходная часть), сроках их исполнения и денежных потоках по ним (в случае отсутствия на момент планирования какой-либо первичной документации). Ориентиром является «Реестр договоров (план)» (см. далее).

Для исполнения п. а) необходимо собрать все имеющиеся счета (иную первичную док-цию, а также осуществить проверку действующих договоров (по «Реестру договоров»)), предъявленные к оплате предприятием сторонним контрагентам на текущий момент, проверить их на соответствие и обоснованность предъявления по отношению к фактически имеющимся обязательствам у организаций-контрагентов к предприятию группы (по «Реестру договоров») и сформировать из них плановый реестр (доходная часть) на следующий календарный месяц (понедельно).

Кроме того, необходимо запросить у сотрудников предприятия группы информацию о планируемых в следующем месяце мероприятиях (доходная часть), сроках их исполнения и денежных потоках по ним (в случае отсутствия на момент планирования какой-либо первичной документации). Ориентиром является «Реестр договоров (план)» (см. далее).