За факт на начало следующего месяца по остаткам ДС на расчетных счетах принимается расчетный остаток исходя из текущего остатка на дату расчета и оставшихся рабочих дней до конца недели согласно утвержденному недельному плану ДДС (последняя неделя текущего месяца).
Плановый реестр формируется в колонке «план» по соответствующим неделям планируемого месяца. Сформированный плановый реестр (дох. и расх. части) а также остатки на начало планируемого календарного месяца и, соответственно, на конец планируемого календарного месяца ответственный сотрудник ПЭО предъявляет руководителю предприятия проекта и руководителю проекта для внесения коррективов и утверждения.
Руководитель предприятия проекта и далее руководитель проекта может переставлять платежи (доходы) на следующие месяцы (после планового), либо добавлять платежи (доходы) в плановый реестр, кроме внесенных ответственным сотрудником ПЭО. После этой процедуры плановый реестр на следующий календарный месяц является утвержденным. Утвержденный плановый реестр заносится в колонки соответствующих недель планового месяца и является ориентиром для формирования плана платежей на недели, составляющие плановый месяц.
Рассмотрение и корректировка, а также утверждение платежного плана на месяц осуществляется совместно экономистом ПЭО и руководителями предприятий группы в течение последней недели месяца, предшествующего плановому и с одновременным участием руководителя проекта. Рассмотрение и корректировка, а также утверждение платежного плана на месяц является обязательной процедурой для всех участвующих.
Смысл еженедельного планового бюджета ДДС заключается в формировании реестра платежей предприятия внутри проекта на следующую рабочую неделю, по отношению к неделе, в которой производится планирование. Формирование происходит в последний день текущей недели. Реестр формируется на основании имеющихся на конец текущей рабочей недели неоплаченных счетов, а также предполагаемых к выставлению счетов (иная первичная док-ция, а также проверка действующих договоров (по «Реестру договоров»)).
Фактически, сотрудник ПЭО, ответственный за формирование еженедельного планового реестра платежей должен сформировать:
а) доходную часть бюджета на следующую за текущей рабочую неделю;
б) расходную часть бюджета на следующую за текущей рабочую неделю.
Для исполнения п. б) необходимо собрать все имеющиеся счета (иную первичную док-цию, а также осуществить проверку действующих договоров (по «Реестру договоров»)), предъявленные к оплате на предприятие на текущий момент, проверить их на соответствие и обоснованность предъявления по отношению к фактически имеющимся обязательствам предприятия группы (по «Реестру договоров») и сформировать из них плановый реестр (расходная часть) на следующую рабочую неделю.
Кроме того, необходимо произвести сверку закладываемых в недельный план расходов с утвержденным месячным бюджетом (понедельная разбивка) (см. выше).
Для исполнения п. а) необходимо собрать все имеющиеся счета (иную первичную док-цию, а также осуществить проверку действующих договоров (по «Реестру договоров»)), предъявленные к оплате предприятием сторонним контрагентам на текущий момент, проверить их на соответствие и обоснованность предъявления по отношению к фактически имеющимся обязательствам у организаций-контрагентов к предприятию группы (по «Реестру договоров») и сформировать из них плановый реестр (доходная часть) на следующую рабочую неделю.
Кроме того, необходимо произвести сверку закладываемых в недельный план доходов с утвержденным месячным бюджетом (понедельная разбивка) (см. выше).
Ежедневно в конце рабочего дня (после окончания работы систем «клиент-банк») ответственный сотрудник ПЭО узнает у бухгалтерии остатки по расчетным счетам предприятия на конец текущего рабочего дня. Если система работы в банке не позволяет узнать остатки по счетам на конец текущего рабочего дня, а например, только на конец предыдущего рабочего дня, сотрудник самостоятельно выводит остаток по расчетному счету посредством зачитывания в качестве факта утвержденного реестра к оплате за предыдущий день (который должен быть передан в текущий день в бухгалтерию, см. далее). Результат данной операции в последний день недели принимается за факт на начало следующей недели.