3. Обследование и проектирование

3.1. Общая характеристика этапа

Зачастую, в силу сложившейся практики работы с клиентами, этап предпроектного анализа выполняется не полностью или вообще отсутствует. В связи с этим, по целому ряду проектов (в первую очередь, речь идет о малых и средних проектах) первое знакомство с предприятием Заказчика происходит именно на данном этапе работ. В этом случае, на этапе детального обследования, помимо непосредственных задач данного этапа, приходится также решать задачи, не решенные в ходе преддоговорных работ, а именно: определять рамки проекта и корректировать их таким образом, что бы они соответствовали не только ожиданиям Заказчика, но и срокам и стоимости работ, заложенным в условиях договора. Данный этап проектных работ может быть разделен на два больших подэтапа: этап детального знакомства с предприятием Заказчика и этап проектирования системы.

Результатом этапа является проект автоматизированной системы, которая должна отвечать следующим требованиям:
• Соответствовать бизнес требованиям Заказчика
• Соответствовать заданным рамкам и бюджету проекта
• Она должна быть интегрирована в существующую ИТ инфраструктуру Заказчика

Основным результатом этапа, является Рабочее Задание. Дополнительными результатами этапа могут быть методические рекомендации по изменению существующего бюджетного процесса и (или) прототип автоматизированной системы.

3.2. Выполняемые работы

В рамках данного этапа может быть выделено три группы работ:
• Подготовительные работы
• Детальное обследование
• Проектирование системы

Подготовительные работы

В рамках подготовительных работ осуществляется формирование рабочей группы проекта, первичное ознакомление с предприятием и регламентирующими документами Заказчика, а, в случае участия в работах специалистов Заказчика – их обучение внедряемому программному продукту. Состав рабочей группы со стороны Исполнителя определяется руководством департамента и утверждается соответствующим приказом. В случае если стратегией внедрения предусматривается активное привлечение к работам специалистов Заказчика, то в этом случае Спонсор проекта должен назначить менеджера проекта со стороны Заказчика и группу специалистов из числа сотрудников финансово-экономических служб и служб ИТ, которые будут привлекаться к работам по проекту. Для средних и крупных проектов желательно, чтобы в состав рабочей группы со стороны Заказчика были бы выделены несколько специалистов, освобожденных от своих текущих обязанностей на время работы в проекте. После формирования рабочей группы со стороны Заказчика, проводится обучение привлекаемых специалистов, внедряемым программным продуктам в объеме учебного курса администратора системы. Данное обучение позволяет всем членам проектной группы говорить на «одном языке», и необходимо для повышения качества проектирования, поскольку позволяет активнее привлекать специалистов Заказчика к обсуждению и принятию различных проектных решений. В ходе предварительного ознакомления с предприятием Заказчика, изучаются его методологические и регламентирующие материалы в части бюджетного управления и учета.

Детальное обследование

В рамках детального обследования проводится детальное изучение существующей методологии и практики бюджетного управления в компании, изучается состояние учета и производится оценка существующей ИТ инфраструктуры.Общие рекомендации по организации обследования приведены в приложении к настоящему документу. В ходе обследования проводятся серии встреч и интервью со специалистами различных функциональных служб Заказчика и уточнение их видения бюджетного процесса в компании и их требований к системе. По результатам этих встреч составляется отчет об обследовании, который может быть представлен Спонсору проекта либо виде законченного документа, либо виде презентации по результатам подэтапа, а также войдет в состав Рабочего задания, формируемого по результатам всего этапа. По результатам обследования принимаются решения о сохранении или пересмотре рамок проекта и приоретизации требований к информационной системе.

Проектирование

Подэтап проектирования начинается чуть позднее начала работ по детальному обследованию и идет параллельно ему, однако активные работы по проектированию начинаются только после окончания обследования и уточнения рамок проекта и требований к системе.

Задачами данного подэтапа является (в порядке очередности решения, но не в порядке значимости):
• определение состава рабочих мест системы,
• определение конфигурации программного и аппаратного обеспечения,
• определение совокупности функций автоматизированной системы и их распределение по рабочим местам пользователей,
• состав и наполнение базы нормативно справочной информации.

Проектирование ведется «на бумаге» без использования какого либо специализированного инструментария. Результаты этапа проектирования должны быть отражены в Рабочем задании.

В ходе написания Рабочего Задания также должны быть решены следующие вопросы:
• календарный план работ на последующий этап работ,
• меры по подготовке предприятия Заказчика к внедрению системы
• концепция тестирования системы и разделение ответственности за подготовку тестовых данных

На данном этапе задействованы следующие роли:
Спонсор проекта. Определение состава рабочей группы проекта со стороны Заказчика, регулярный мониторинг работ, разрешение возникающих конфликтов, согласование и подписание Рабочего Задания.

Менеджер проекта. Осуществляет руководство проектом, обеспечивает комплектование проектной команды квалифицированными кадрами; отвечает за своевременное предоставление требуемых материалов, решение организационных вопросов, соблюдение графика проекта, и подготовку Рабочего Задания. В случае активного участия специалистов Заказчика в рабочей группе проекта, координирует усилия всех членов проектной команды. Руководит распределением ролей и работ в ходе этапа. Регулярно отчитывается о ходе работ перед руководителями проекта. Отвечает за планирование работ по последующим этапам работ.

Ведущий специалист. Отвечает за подготовку встреч и интервью со специалистами Заказчика, изучение и анализ полученных документов, уточнение рамок проекта, моделирование и документирование результатов обследования, а также все работы по проектированию системы: определение состава справочников и нормативов, функционального состава системы. В случае если принято решение о создании прототипа, отвечает за работы по его созданию. Ведет работы по подготовке Рабочего задания и других выходных документов этапа.

Консультант. В соответствии с планом работ и указаниями ведущего специалиста, участвует во встречах и интервью, изучает полученные материалы и документирует результаты обследования. В ходе проектирования системы, работает под руководством ведущего специалиста и выполняет данные ему поручения. Может привлекаться к работам по прототипированию системы. При написании Рабочего задания, выполняет задания, полученные от менеджера проекта и ведущего специалиста.

Специалист по обучению. Отвечает за проведение обучения членов рабочей группы со стороны Заказчика. На данном этапе проводится обучение только ключевых специалистов Заказчика, привлекаемых к работам на этапах проектирования и внедрения системы. Проводится обучение используемым программным продуктам в объеме курса администратора системы. Подобное обучение, как правило, предшествует началу работ и предназначено для того, чтобы все члены проектной команды понимали принципы работы используемого ПО, и могли принимать полноценное участие в проектировании информационной системы.

Технический эксперт. Отвечает за обследование используемых информационных систем, планирование размещения системы (места установки рабочих мест пользователей и серверных компонент), подготовку требований к используемому комплексу технических средств, а также за проектирование и прототипирование задач интеграции со смежными системами.

3.3. Состав документов

Для малых и средних проектов, а также для проектов типа upgrade, основным документом данного этапа является Рабочее задание – документ, в котором кратко излагаются результаты обследования, и детально – проект автоматизированной системы и комплекс мер по подготовке предприятия к внедрению системы. Для части средних, а также для крупных и комплексных проектов, может быть подготовлено несколько промежуточных документов: например, отчет об обследовании и Рабочее задание. По результатам проектирования, менеджер проекта должен подготовить план работ на следующий этап работ ( настройка и внедрение системы). Помимо стандартных входных документов на данном этапе работ могут появляться дополнительные документы, например, методические указания по учету различных операций или рекомендации по изменению сложившейся практики учета.

3.4. Рекомендации

Для эффективного управления проектом, у менеджера должно быть четко зафиксированы три аспекта проекта: его функционал (требования к системе), его стоимость и длительность. При этом следует иметь в виду, что обеспечить полное выполнение всех требований одновременно практически невозможно. Поэтому, Спонсором проекта должно быть принято решение о том, что является первоочередной задачей проекта: выполнение всех функциональных требований, соблюдение бюджета проекта или строгое соблюдение сроков. Требуется выбрать только один приоритет, а после этого определить за счет какого из двух оставшихся аспектов мы можем обеспечить выполнение этого требования (например, мы можем обеспечить любой функционал системы при наличии неограниченного бюджета проекта.)

3.4.1. Планирование и контроль исполнения работ

Перед началом работ по этапу менеджеру проекта при участии ведущего специалиста, рекомендуется составить детальный календарный план-график работ по этапу и произвести расстановку ресурсов. План-график работ должен быть согласован со Спонсором и Координатором работ. В ходе работ требуется проводить регулярный мониторинг и оценивать степень завершенности запланированных работ. В случае существенного изменения плана в ходе работ по этапу следует в письменной форме информировать всех Спонсора и Координатора проекта о причинах, приведших к пересмотру плана и их влиянии на объемы и сроки работ. Пересмотр исходного графика работ возможен только при согласованном решении всех руководителей проекта.

3.4.2. Разработка прототипов

Для проверки работоспособности тех или иных проектных решений, а также управления ожиданиями пользователей и верификации видения проекта, рекомендуется создавать прототип системы. В дальнейшем он может быть положен в основу системы, разрабатываемой на следующем этапе, сокращая, тем самым общую длительность проекта. Данная рекомендация является особенно актуальной для средних, крупных и комплексных проектов. Прототип может создаваться уже в ходе обследования в процессе интенсивного общения с подразделениями компании Заказчика и использоваться как средство проверки правильности понимания их функций и задач. Прототип может создаваться с использованием сокращенной справочной базы (например, всего несколько наименований продуктов вместо сотни, или введение ограничений на состав справочника используемых материальных ресурсов).

3.4.3. Моделирование бизнес процессов

Для лучшего понимания бюджетного процесса Заказчика предлагается использовать технологию моделирования бизнес процессов. Ее использование позволяет структурировать все выполняемые в рамках бюджетного процесса бизнес функции, а также описать существующие потоки данных и управления. Моделирование может вестись с использованием любого из стандартных case средств. Основным недостатком данной технологии является тот факт, что ее использование приносит больше пользы Исполнителю, нежели Заказчику, поскольку позволяет в структурной форме описать все процессы бюджетного управления. В то время как для использования в Рабочем Задании потребуется подготовить сокращенный пакет диаграмм бизнес процессов в более простой и очевидной нотации.