6. Рекомендации по организации обследования
Состав документов и общий перечень вопросов для проведения обследования
1. Структура компании. Для предприятий: Организационная структура, финансовая структура. Для холдингов: юридическая структура холдинга (состав юр лиц, желательно с долями владения и перекрестными владениями), управленческая структура (кто кем и как управляет – некоторый аналог финансовой структуры для предприятий), структура холдинга по видам деятельности; возможно, имеет смысл региональная структура. Если существуют документы, регламентирующие структуру предприятия (холдинга), то требуется включить их в список используемых материалов. Отдельно – перечень и численный состав служб участвующих в бюджетном процессе.
Их основные функции в рамках:
• подготовки плановых данных;
• сбора оперативной фактической информации
2. Документы (положения, методические указания), регламентирующие бюджетный процесс, в компании – бюджетный регламент, альбом форм бюджетной и план-фактной отчетности.
3. План счетов, учетная политика бухгалтерского и управленческого учета (при наличии таковой) или документы их заменяющие.
4. Опционально: набор документов, регламентирующих процесс подготовки смет и калькуляций.
5. Описание процедуры согласования отдельных функциональных бюджетов и сводного бюджета и общий список центров ответственности, участвующий в согласовании бюджета.
6. Перечень и формат документов, инициирующих процесс составления бюджета (сценарные или стартовые условия).
7. ИТ инфраструктура:
• Существующая сетевая инфраструктура: пропускная способность сети, количество и расположение рабочих мест, конфигурация серверов и рабочих мест пользователя – используемые аппаратные и программные платформы. Текущее состояние и перспективы развития
• используемые программные средства. В первую очередь, все, что качается задач бухгалтерского, оперативного и управленческого учета, а также задач планирования, нормирования и контроля планов и бюджетов. Текущее состояние и перспективы развития
• Использование общекорпоративных справочных данных – единый план счетов, единые справочники организационной и финансовой структуры, единый кодификатор продукции, сырья и материалов, итд. Текущее состояние и перспективы развития
8. Обследование отдельных подразделений (центров ответственности). В первую очередь, планово – экономических и бюджетных служб:
• Перечень и формат рабочих и выходных документов, разрабатываемых в ходе планирования.
• Перечень и формат документов, передаваемых на согласование в функциональные управления и планово-экономические службы и принципы согласования данных.
• Перечень и формат документов, формируемых в ходе сбора фактических данных для целей контроля исполнения бюджета.
Перечень и формат документов, формируемых в рамках задач контроля и анализа исполнения планов и бюджетов – формы аналитической и план-фактной отчетности