Согласно требованиям стандартов ISO документирование системы менеджмента качества должно проводиться обязательно, поскольку документирование позволяет сделать всю систему «прозрачной» не только для тех, кто занимался ее разработкой и внедрением, но и для проверяющих органов и пользователей системы. А ведь известно, что доказать то, что внедренная СМК в полной мере соответствует установленным требованиям можно только в том случае, когда для ее сопровождения представлена исчерпывающая документация.

Если же документирование не будет выполнено самым тщательным образом, тогда можно будет с полной уверенностью говорить о том, что ее вовсе не существует, о чем говорит и распространенный афоризм – «Без соответствующей документации нет и системы». Следует сказать, что подробная документация СМК требуется для того чтобы решить ряд важнейших задач:

• достигнуть оптимального качества производимой продукции и услуг;
• объективно оценить разработанную и внедренную систему качества;
• максимально улучшить качество продукции;
• поддерживать достигнутые улучшения качества на должном уровне.

Документирование системы менеджмента качества представляется как обоснование и предоставление необходимых документов внедренной системы качества. Основная цель такого документирования – это создание на предприятии нормативной и организационно-методической основы для внедрения и оптимального функционирования интегрированной системы качества, которая бы в полной мере соответствовала требованиям международных и отечественных стандартов.

Документирование системы менеджмента качества предполагает разработку комплекта документов, которые необходимы для эффективного функционирования интегрированной системы качества и для обеспечения оптимального качества производимой продукции. Таким документом можно считать любой материальный или информационный носитель, на котором имеется необходимая информация, а также соответствующие реквизиты, с помощью которых можно успешно идентифицировать представленную информацию.

При этом обязательно следует понимать, что документация интегрированной СМК на предприятии должна соответствовать определенным требованиям, несоблюдение которых сделает ее неполноценной и значительно снизит ее эффективность.