В основу формирования расходной части бюджета как правило положен принцип сметного планирования. Составление сметы позволяет функциональным управлениям спланировать будущие операции, учитывая показатели производственного плана и принимая во внимание возможные изменения в деятельности компании.
Обычно расходная часть сводного бюджета компании формируется на основе следующих смет по укрупненным статьям расходов:
- смета инвестиций;
- смета услуг производственного характера;
- смета экспортных расходов;
- смета расходов на средства автоматизации;
- смета материально-технического снабжения;
- смета транспортных расходов;
- смета налогов;
- смета расходов на газ и электроэнергию;
- смета расходов на социальные нужды;
- смета расходов рабочего снабжения;
- смета услуг непроизводственного характера;
- смета прочих расходов;
- план взаимных услуг (внутрегрупповые обороты).
Формирование смет расходов
Формирование отдельных смет расходов происходит по нескольким основным принципам:
1. Заявки структурных подразделений передаются в функциональные управления, где составляется смета расходов Функционального управления. Далее смета передается в Планово-экономическую дирекцию и корректируется исходя из финансовых средств и установленных лимитов расходов.
Примером этого принципа формирования функциональной сметы расходов может быть смета расходов Управления ИТ.
Расходы Управления ИТ планируются в разрезе основных направлений деятельности управления. Планирование осуществляется по каждому направлению отдельно. Основными направлениями деятельности являются:
- закупка новых средств и систем автоматизации по трём разделам: новое оборудование, покупка оборудования взамен изношенного, ремонтно-эксплуатационные нужды;
- внедрение и техническая поддержка средств и систем автоматизации;
- обслуживание и ремонт средств и систем автоматизации.
Информация по расходам на закупку новой техники поступает из структурных подразделений. Сводная заявка на закупку новых средств автоматизации направляется в управление материально-технического снабжения, согласовывается и затем приходит в Планов-экономическую дирекцию.
Планирование расходов по обслуживанию и ремонту средств и систем автоматизации из структурных подразделений в виде заявок поступает в Управление ИТ, которое осуществляет обслуживание подразделений. Данные, в виде сводной заявки корректируется специалистами Управления ИТ в соответствии с регламентом (количество техники, нормативы и нормы расходных материалов) и направляется в Планово-экономическую дирекцию.
2. Бюджетные данные в натуральном выражении рассчитываются в функциональных подразделениях исходя из установленных нормативов. На основании этих данных в Планово-Экономической Дирекции рассчитывается стоимость ресурсов. Далее этот бюджет корректируется в планово-экономической дирекции на основе установленных лимитов и доводится до структурных подразделений.
Примером такого метода формирования сметы является формирование потребностей Управления главного энергетика.
В начале планового периода Служба главного энергетика передает в структурные подразделения нормы расхода энергии для расчета потребности. В зависимости от производственного плана, службы энергетика на предприятиях рассчитывают и согласовывают с управлением главного энергетика потребности в электроэнергии. Далее, данные в натуральном выражении передаются в Планово-экономическую дирекцию, где формируются цены на электроэнергию (отдел цен и расчетов). После формирования сметы расходов на электроэнергию в стоимостном выражении данные попадают в сводный бюджет расходов.
3. Бюджетные данные планируются Функциональным управлением (без участия структурного подразделения) для сводного бюджета доходов и расходов и передаются в ПЭД.
Примером формирования расходов может быть расчет сметы Управления персоналом. Функциональное управление рассчитывает и представляет в Планово-экономическую дирекцию планируемые данные расходов по заработной плате исходя из фактической численности работающих в компании и уровнем средней заработной платы на тот же период с определеннымкоэффициентом. Эти затраты отражаются в статье «Заработная плата» сводного бюджета и является базой для расчета налогов, связанных с заработной платой.
Управление по работе с персоналом планирует заработную плату по каждому структурному подразделению исходя из средней заработной платы отдельных подразделений и изменения структуры списочной численности работников подразделений.
4. Смета инвестиций.
Отдельно необходимо выделить формирования сметы инвестиций в части капитального строительства. Планирование затрат на инвестиционные нужды осуществляется Отделом планирования и анализа подрядных работ и Управлением капитального строительства.
Затраты планируются исходя из утвержденной программы работ, которая делается в разрезе объектов строительства. В планировании инвестиций на капитальное строительство обычно реализован проектный подход к разработке смет расходов.
Калькуляция смет по объектам осуществляется в зависимости от работ выполняемых собственными силами и силами сторонних организаций. Генеральными подрядчиками на строительство объектов планируются работы, которые будут выполняться внутренними и внешними подрядчиками. Исходя из этих данных, просчитываются сметы материальных расходов на строительство объектов.
Приведенные примеры формирования различных смет расходов не полностью отражают взаимодействие участников процесса бюджетного планирования. Формирование каждой сметы расходов имеет свои специфические особенности. Одной из основных задач сводного бюджетного планирования на этом этапе является не только сбор и сведение плановой информации, но и создание управляемой модели бюджетного процесса. Это позволит установить взаимосвязь между отдельными сметами расходов с целью оптимизации использования ресурсов компании.