При формировании годового бюджета обычно выделяются следующие основные этапы:
- Организационно-подготовительный этап
- Разработка и утверждение Сценарных условий
- Разработка и утверждение функциональных планов
- Разработка, согласование и утверждение бюджета
Организационно-подготовительный этап
Задачей организационно - подготовительного этапа является организационное обеспечение процесса годового бюджетного планирования в форме подготовки, согласования и подписания должностными лицами компании, взаимосвязанной системы приказов и распоряжений. Сроки организационно-подготовительного этапа устанавливаются ежегодно приказом руководителя компании.
На стадии организационно - подготовительного этапа мероприятия выполняются в следующей последовательности:
- Действие: Подготовка проекта Приказа «О разработке бюджета Группы компаний на предстоящий год». Результат: Проекты Приказа и Плана-графика разработки бюджета, перечень предприятий группы, формирующих бюджеты, альбом бюджетных форм.
- Действие: Подписание Приказа «О разработке бюджета Группы компаний на предстоящий год». Результат: Подписанный Приказ с приложением Плана-графика разработки бюджета.
- Действие: Подписание приказов и распоряжений, регламентирующих процесс разработки бюджетов в дочерних компаниях. Результат: Подписанные приказы и распоряжения по дочерним компаниям.
Разработка и утверждение сценарных условий
Задачей этапа является разработка, согласование и утверждение Сценарных условий, задающих основные предпосылки и параметры для формирования годовых бюджетов компаний группы. Сроки разработки и утверждения Сценарных условий устанавливаются ежегодно приказом руководителя компании.
Сценарные условия формируются на основе:
- анализа задач Группы компаний на предстоящий год;
- анализа ключевых показателей работы Группы компаний за прошедшие периоды и их тенденций;
- прогноза развития экономики Российской Федерации;
- прогноза конъюнктуры рынка;
- прогноза конъюнктуры валютного рынка;
- других предпосылок.
Сценарные условия формируются ежегодно на один предстоящий год.
В рамках сценарных условий определяются следующие группы показателей:
- Прогноз инфляции
- Прогнозные курсы валют
- Прогноз изменения тарифов по группам материально-технических ресурсов, энергетических ресурсов, основных видов услуг
- Ставки налогов
- Прогнозные цены на основные виды реализуемой продукции
- Прочие показатели
Разработка и утверждение функциональных планов
Задачей этапа является разработка, согласование и утверждение функциональных планов, являющихся основой для формирования бюджетов. Разработка функциональных планов осуществляется совместно функциональными департаментами и дочерними компаниями.
Сроки разработки, согласования и утверждения функциональных планов устанавливаются ежегодно приказом руководителя компании. Утвержденные планы предоставляются в планово-экономические и функциональные подразделения дочерних компаний группы, в Департамент бюджетирования и экономического анализа, кураторам Бизнес-направлений, а также во взаимодействующие функциональные департаменты Головной компании.
Ориентировочный перечень функциональных планов (на примере нефтегазодобывающего общества):
- Подготовка и утверждение Плана добычи нефти и газа
- Подготовка и утверждение Плана Геолого-технических мероприятий
- Подготовка и утверждение Плана Геолого-разведочных работ
- Подготовка и утверждение Плана реализации и закупки углеводородного сырья
- Подготовка и утверждение Плана реализации нефтепродуктов сбытовыми предприятиями
- Подготовка и утверждение Производственной программы нефтеперерабатывающих предприятий
- Подготовка и утверждение Плана оптовой реализации нефтепродуктов
- Подготовка и утверждение Плана капитального строительства
- Подготовка и утверждение Плана закупок материально-технических ресурсов
- Подготовка и утверждение Плана финансовой деятельности
- Подготовка и утверждение Плана социальных мероприятий
- Подготовка и утверждение Плана благотворительной деятельности
- Подготовка и утверждение Плана по IT
Разработка, согласование и утверждение годового бюджета
На основе утвержденных функциональных планов и Сценарных условий осуществляется разработка, согласование и утверждение бюджетов компаний группы и консолидированный бюджет компании. Сроки разработки, согласования и утверждения планов и бюджетов устанавливаются ежегодно приказом руководителя компании.
Порядок разработки, согласования и утверждения Годового бюджета приведен ниже:
1. Подготовка бюджетов дочерних компаний группы. Предоставление бюджетов в Головную компанию. Пояснительные записки к бюджетам.
2. Экспертиза, оценка и согласование бюджетов дочерних компаний. Замечания к бюджетам.
3. Доработка бюджетов. Скорректированные бюджеты.
4. Передача бюджетов дочерних компаний группы по каждому Бизнес-направлению на утверждение руководством Компании.
5. Экспертиза, оценка бюджетов. Выверка внутригрупповых оборотов. Замечания к бюджетам.
6. Доработка бюджетов. Скорректированные бюджеты.
7. Подготовка бюджета Головной компании. Пояснительная записка к бюджету.
8. Подготовка консолидированного бюджета Группы компаний
9. Защита бюджетов на Экономическом совете. Согласование основных параметров бюджетов. Замечания к бюджетам.
10. Корректировка бюджетов по результатам Экономического совета. Утвержденные бюджеты.
11. Рассылка утвержденных бюджетов для исполнения.
Корректировка утвержденного годового бюджета
Корректировка утвержденного годового бюджета производится в случае существенного изменения условий деятельности предприятия после принятия данного бюджета. Решение об изменении утвержденного бюджета принимается на Экономическом совете Головной компании.
Инициаторами изменений выступают:
- Финансово-экономические службы Головной компании на основании решений Руководства Компании
- Кураторы Бизнес-направлений
- Функциональные департаменты Головной компании
- Генеральные директора дочерних компаний группы
Для обоснования необходимости внесения изменений в утвержденный бюджет инициатор изменений предоставляет подтверждающие расчеты. Предложения по корректировке годового бюджета проходят процедуру экспертизы и согласования в соответствии с порядком согласования Годового бюджета, после чего предоставляются для утверждения на Экономический совет. Внесение изменений в бюджеты компаний группы влечет за собой корректировку консолидированного бюджета Группы.
Корректировка годового бюджета утверждается Экономическим советом Компании. После утверждения скорректированного годового бюджета прежняя версия утрачивает силу. Предыдущая версия хранится для обеспечения возможности проведения анализа фактической информации.