Платформа Documentum, разработанная корпорацией ЕМС, мировым лидером в области хранения и управления информацией, предназначена для создания многоуровневых систем, позволяющих решать задачи построения информационных инфраструктур. Автоматизация документооборота является одной из подобных задач, т.к. из-за своей специфики – наличия огромного количества неструктурированной информации в виде бумажных документов, чертежей, видеофайлов и графических изображений, требует разработки специализированных систем управления контентом и автоматизации бизнес-процессов на единой платформе.
Виртуальный репозиторий Documentum предоставляет различным группам пользователей (как внутри предприятия, так внешним партнерам и клиентам) возможность обмениваться информацией, осуществлять ее архивирование, управлять записями, организовывать поток передачи документов в соответствии с бизнес-процессами, выстраивать систему принятия решений, обеспечивая полноценное сотрудничество. Использование систем документооборота позволяет оперативно вносить изменения в документ на любой стадии его жизненного цикла, возвращать на доработку, устанавливать сроки утверждения и исполнения с учетом нормативных и корпоративных требований.
Использование версионного принципа хранения документов дает возможность вернуться к предыдущим вариантам документов, отследить сделанные в нем изменения, однозначно определить их автора. Гибкие возможности маршрутизации позволяют осуществлять перенаправление документов, вводить новых адресатов, использовать передачу полномочий участников бизнес-процесса. Наряду с этим обеспечивается необходимый уровень защиты информации за счет централизованного ее хранения, шифрования и разграничения прав доступа пользователей.
Автоматизация документооборота позволяет, наряду с удобством хранения и поиска, существенно снизить время согласования документов и ускорить принятие решений. Целостность и непротиворечивость документов позволяет на новом уровне организовать контроль исполнения и повышает качество работы предприятия в целом. Интеграция системы документооборота с другими системами – бухгалтерскими, складскими, логистическими и пр. позволяет создать единую информационную структуру предприятия.
Несмотря на достаточно высокую стоимость лицензии на рабочее место ЕМС Documentum, затраты на внедрение автоматизированных систем окупаются достаточно быстро (в течение года) за счет снижения эксплуатационных расходов, повышения эффективности производства, улучшения качества обслуживания клиентов и получения таким образом конкурентных преимуществ.