Перед тем как начинать любой проект по автоматизации какого-либо бизнес-процесса в компании как правило требуется обосновать экономическую необходимость использования приобретаемого и внедряемого программного продукта. В качестве пример обоснования экономической необходимости внедрения автоматизированной системы рассмотрим систему бюджетного планирования.
Экономическая эффективность использования автоматизированной системы бюджетирования
1. Внедрение системы позволяет значительно уменьшить трудоемкость бюджетного планирования. Уменьшается трудоемкость согласования бюджетов различных уровней за счет определения нормативных и плановых показателей на уровне ответственных за исполнение бюджетов лиц. Можно сделать вывод: использование программного продукта по бюджетированию приводит к снижению расходов на финансовый и бухгалтерский персонал; позволяет рациональнее использовать и экономить время руководителей.
2. Система позволяет разграничить уровень доступа к информации, что позволяет облегчить задачу сохранения коммерческой тайны. Это приводит к уменьшению трудоемкости и соответственно затрат по организации системы экономической безопасности (иерархическое разграничение прав доступа позволяет пользователю низшего уровня обладать только данными необходимыми для его работы, на основании этого технически невозможно воспроизвести полезную для внешнего пользователя информацию; кроме этого, доступ к файлу набора данных имеют только пользователи системы).
3. Использование функциональной программы автоматизации бюджетного процесса позволит эффективнее использовать имеющееся компьютерное оборудование. Соответственно уменьшаются расходы на компьютерное оборудование и появляется возможность перераспределения рабочих мест с целью более эффективного использования материальных ресурсов. (В цифрах: приводит к увеличению коэффициента эффективности использования ОС.)
4. Программа приводит к минимизации возможности ошибки и соответственно устраняет возможность принятия неадекватных управленческих решений в создавшейся на определенный момент ситуации.
5. Оптимизируется документооборот, что позволяет существенно сократить расходы и время на документирования (утверждение) документов в бумажном виде, т.к. у части пользователей нет возможности изменять плановую информацию, к которой им не дан доступ.
Экономическая необходимость использования автоматизированной системы бюджетирования
1. Создание единого информационного пространства, основанного на стандартизации форм и представления данных.
2. Необходимость оценки данных в многомерных кодификациях. Бумажный документооборот позволяет осуществлять лишь линейную кодификацию (данные в разрезе существующих счетов – субсчетов и т.д.). Система автоматизации бюджетного процесса позволяет представлять информацию в различных разрезах, т.е. отойти от субсчетов и перейти к многомерной аналитике.
Автоматизированная система бюджетирования дает возможность представления планового и фактического бюджета в разрезах групп аналитики. Это позволяет не только комплексно охарактеризовать финансовую деятельность предприятия, но и прогнозировать, моделировать, в целях получения наибольшей прибыли предприятия.
3. Возможность соединения методов учета затрат standart costing и direct costing с целью оперативного контроля отклонения от плановых показателей и прогнозирование влияния на финансовый результат (standart costing) и определение точки безубыточности при планировании direct costing. При использовании стандартных и других программ невозможно в одной информационной среде соединить данные методы учета, исходя из этого, возникает необходимость использования дополнительных программ.
Соответственно имеется возможность оценивать затраты с точки зрения:
- отношения (корреляции) с масштабом деятельности для определения критической точки и планирования объема выпуска продукции.
- плановых бюджетных затрат (фактические, плановые затраты и отклонения)
- принадлежности к тому или иному центру ответственности (подразделению) – необходимо для проведения анализа по центрам ответственности
- вида деятельности как генератора данного вида затрат – необходимо условие анализа безубыточности.
принадлежности к производству (или сбыту) отдельных видов выпускаемой и реализуемой продукции – необходимо для анализа рентабельности по видам продукции с целью оптимизации производственной программы.
4. Повышение достоверности данных, снижение учетных ошибок при сборе и систематизации информации, что является основным требованием для принятия управленческих решений.
5. Повышение прозрачности бюджетного планирования:
- настройка бюджетного файла набора данных в соответствии с установленной методикой бюджетного процесса на предприятии (возможность изменения только ответственным за сводный бюджет предприятия);
- форма представления отчетов может содержать основные контрольные показатели;
- программный продукт по бюджетированию четко структурирует бюджетный процесс на предприятии.