Перед тем как заключать договор на оказание услуг по внедрению автоматизированной системы необходимо провести на предприятии предпроектный анализ.

Общая характеристика этапа

• Общее знакомство с предприятием Заказчика; 
• Определение целей, задач и рамок проекта;
• Идентификация основных технических и бизнес требований;
• Оценка сложности работ, трудоемкости и стоимости проекта.

Результатом данного этапа должно быть понимание задач и степени сложности проекта, а также оценка возможности успешного его выполнения при использовании соответсвующих программных продуктов.

Выполняемые работы

На данном этапе задействованы следующие роли:

• Спонсор проекта - Отвечает за принятие решения о начале работ. Согласовывает объемы и стоимость работ.
• Ведущий специалист - отвечает за  проведение предпроектного обследования и корректную оценку объемов и стоимости работ;
• Менеджер проекта (для крупных и комплексных проектов) – отвечает за организационную сторону организации обследования и контролирует показатели длительности и стоимости работ, полученные ведущим специалистом; в случае проведения полноценного этапа предпроектного анализа и написание ТЗ – отвечает за организацию работ и взаимодействие с Заказчиком;
• Консультант (для средних, крупных и комплексных проектов) – при проведении полноценного этапа предпроектного анализа - ассистирует менеджеру проекта и ведущему специалисту при проведении работ и отвечает за доверенный ему участок работ;
• Специалист по обучению (для крупных и комплексных проектов) – отвечает за организацию обучения специалистов Заказчика с целью ознакомления их с программным инструментом и способами его использования.
• Технический эксперт (для крупных и комплексных проектов) – отвечает за обследование информационной инфраструктуры Заказчика в рамках подготовки технического задания или при определении рамок проекта и объемов работ по интеграции системы в существующую ИТ инфраструктуру.

Состав документов

Для малых и средних проектов, а также для проектов "доработка", основным документом данного этапа является коммерческое предложение, составленное и уточненное по результатам предпроектного анализа. 

Для крупных и комплексных проектов рекомендуется проводить полноценно предпроектное обследование, по результатам которого оформлять техническое задание (ТЗ) или аналогичный ему документ – «рамки проекта». В дальнейшем, на основании этих документов должно быть подготовлено коммерческое предложение, а сам этот документ должен быть присоединен к общему договору на проект в качестве приложения.

Для крупных и комплексных проектов также должен быть разработан и согласован Устав проекта, в котором регламентируются права и обязанности членов рабочей группы, процедуры разрешения конфликтов, тестирования и приемки работ, пересмотра рамок проекта и управления рисками.

Промежуточными документами этапа являются протоколы и отчеты о встречах.

Рекомендации

В ходе этапа предпроектного анализа в рамках средних, крупных и комплексных проектов, требуется четко обозначить рамки проекта, чтобы корректно произвести оценку объемов проектных работ. Для этого выполняется предпроектное обследование, результатом которого будет являться ТЗ на автоматизированную систему (или любой другой аналогичный документ). Длительность подобных работ может быть от одной недели до полутора месяцев, (в зависимости от сложности проекта и предприятия) и может сама по себе являться предметом отдельного договора.

В случае менее крупных проектов, ошибка оценки объемов будет незначительна, и в этом случае полноценное предварительное обследование не требуется.

В ходе предпроектных работ с крупными клиентами зачастую возникает необходимость проведения обучения для ключевых специалистов Заказчика. В этом случае к работам по данному этапу должен привлекаться специалист по обучению. Обучение используется как элемент цикла продажи и как некоторый шаг для убеждения Заказчика в простоте, функциональности и надежности предлагаемых программных инструментов.

Для более корректной оценки объемов и стоимости работ рекомендуется использовать построение плана проекта в специализированных системах и определение количества привлекаемых ресурсов. Использование специализированных систем позволяет более детально определить состав работ, выполняемых по данному проекту и их последовательность. Помимо этого, предварительный календарный план проекта является аргументом для доказательства справедливости сделанной оценки сроков и стоимости работ.

При составлении календарного плана работ, требуется определить используемую стратегию внедрения. В общем, можно выделить две основных стратегии внедрения:

• Все работы по проектированию и настройке системы осуществляются от начала и до конца специалистами Исполнителя. Эта стратегия является более очевидной и предполагает меньшие риски. Основным недостатком является относительно более высокая стоимость работ и, возможно, их большая длительность. Однако, в большей степени эта стратегия применима к небольшим проектам (средний и ниже), а также к крупным проектам с очень высокими рисками, когда перекладывание части работ на Заказчика приведет к еще большему числу возможных рисков.
• Стратегия разделения ответственности подразумевает, что все проектные работы должны или быть разделены, или выполняться совместно специалистами Заказчика и Исполнителя. В общем случае, данная стратегия является более предпочтительной, поскольку позволяет сократить общую длительность проекта, а также формирует на предприятии Заказчика команду специалистов, способную развивать и дорабатывать систему.

Ориентировочные оценки трудоемкости работ и общие рекомендации по организации обследования приведены в приложении к настоящему документу.