Обследование компании и проектирование автоматизированной системы имеет смысл проводить после проведения предпроектного анализа. Но, к сожалению, не всегда данная практика применяется.

Общая характеристика этапа

Зачастую, в силу сложившейся практики работы с клиентами, этап предпроектного анализа выполняется не полностью или вообще отсутствует. В связи с этим, по целому ряду проектов (в первую очередь, речь идет о малых и средних проектах) первое знакомство с предприятием Заказчика происходит именно на данном этапе работ. В этом случае, на этапе детального обследования, помимо непосредственных задач данного этапа, приходится также решать задачи, не решенные в ходе преддоговорных работ, а именно: определять рамки проекта и корректировать их таким образом, что бы они соответствовали не только ожиданиям Заказчика, но и срокам и стоимости работ, заложенным в условиях договора.

Данный этап проектных работ может быть разделен на два больших подэтапа: этап детального знакомства с предприятием Заказчика; и этап проектирования системы. Результатом этапа является проект автоматизированной системы, которая должна отвечать следующим требованиям:

• Соответствовать бизнес требованиям Заказчика
• Соответствовать заданным рамкам и бюджету проекта
• Должна быть интегрирована в существующую ИТ инфраструктуру Заказчика

Основным результатом этапа, является Техническое Задание, но иногда может использоваться документ "Функциональные требования". Дополнительными результатами этапа могут быть методические рекомендации по изменению существующего бюджетного процесса и (или) прототип автоматизированной системы.

Выполняемые работы

В рамках данного этапа может быть выделено три группы работ:

• Подготовительные работы
• Детальное обследование
• Проектирование системы

Подготовительные работы

В рамках подготовительных работ осуществляется формирование рабочей группы проекта, первичное ознакомление с предприятием и регламентирующими документами Заказчика, а, в случае участия в работах специалистов Заказчика – их обучение внедряемому программному продукту.

Состав рабочей группы со стороны Исполнителя определяется руководством департамента и утверждается соответствующим приказом. В случае если стратегией внедрения предусматривается активное привлечение к работам специалистов Заказчика, то в этом случае Спонсор проекта должен назначить менеджера проекта со стороны Заказчика и группу специалистов из числа сотрудников финансово-экономических служб и служб ИТ, которые будут привлекаться к работам по проекту. Для средних и крупных проектов желательно, чтобы в состав рабочей группы со стороны Заказчика были бы выделены несколько специалистов, освобожденных от своих текущих обязанностей на время работы в проекте. После формирования рабочей группы со стороны Заказчика, проводится обучение привлекаемых специалистов, внедряемым программным продуктам в объеме учебного курса администратора системы. Данное обучение позволяет всем членам проектной группы говорить на «одном языке», и необходимо для повышения качества проектирования, поскольку позволяет активнее привлекать специалистов Заказчика к обсуждению и принятию различных проектных решений.

В ходе предварительного ознакомления с предприятием Заказчика, изучаются его методологические и регламентирующие материалы в части бюджетного управления и учета.

Детальное обследование 

В рамках детального обследования проводится детальное изучение существующей методологии и практики бюджетного управления в компании, изучается состояние учета и производится оценка существующей ИТ инфраструктуры.

В ходе обследования проводятся серии встреч и интервью со специалистами различных функциональных служб Заказчика и уточнение их видения бюджетного процесса в компании и их требований к системе. По результатам этих встреч составляется отчет об обследовании, который может быть представлен Спонсору проекта либо виде законченного документа, либо  виде презентации по результатам подэтапа, а также войдет в состав Технического задания, формируемого по результатам всего этапа.

По результатам обследования принимаются решения о сохранении или пересмотре рамок проекта и приоретизации требований к информационной системе.

Проектирование

Подэтап проектирования начинается чуть позднее начала работ по детальному обследованию и идет параллельно ему, однако активные работы по проектированию начинаются только после окончания обследования и уточнения рамок проекта и требований к системе. 

Задачами данного подэтапа является:

• определение состава рабочих мест системы, 
• определение конфигурации программного и аппаратного обеспечения, 
• определение совокупности функций автоматизированной системы и их распределение по рабочим местам пользователей,
• состав и наполнение базы нормативно справочной информации. 

Проектирование ведется «на бумаге» без использования какого либо специализированного инструментария. Результаты этапа проектирования должны быть отражены в Техническом задании.

В ходе написания Технического Задания также должны быть решены следующие вопросы:

• календарный план работ на последующий этап работ,
• меры по подготовке предприятия Заказчика к внедрению системы
• концепция тестирования системы и разделение ответственности за подготовку тестовых данных