Целью фазы планирования является подготовка плацдарма для внедрения. Это предполагает разработку графика проекта, обучение участников со стороны клиента и инсталляцию соответствующего аппаратного и программного обеспечения. На этой фазе также вырабатывается стратегия тестирования и обучения.

Завершение данной фазы должно означать, что ответственные лица со стороны клиента имеют представление об объеме, задачах и сроках проекта перед началом практических действий.

Фаза должна привести к достижению следующих целей:

• Разработка плана внедрения, в том числе стратегии тестирования и обучения конечных пользователей
• Инсталляция аппаратных и программных компонентов решения
• Обучение участников проекта со стороны клиента работе с программами
• Создание концептуальной модели предложенного решения – по мере необходимости

Частота отчетов о ходе выполнения проекта

Для средних и крупных проектов руководство клиента может предпочесть отчет о ходе выполнения проекта, а не подробный отчет о проделанной работе. Такой отчет обычно составляется ежемесячно и направляется руководству. Следует поинтересоваться, не устроят ли клиента совещания о ходе работы. В некоторых случаях руководители предпочитают проводить 30-минутное обсуждение, а не читать отчет. В этом случае основу такого совещания должен составлять отчет о ходе выполнения проекта. Такие совещания должны быть непродолжительными и сосредоточиваться на ключевых моментах проекта.

Процедура реагирования на возникающие проблемы

При начале проекта должен быть выработан механизм реагирования на возникающие проблемы и способы их устранения, а также соответствующие корректировочные процедуры. В это же время заводится журнал регистрации проблем. Он должен регулярно заполняться руководителями проекта со стороны исполнителя и клиента. Рекомендуется, чтобы два руководителя проводили регулярное обсуждение всех вопросов (обычно раз в одну или две недели).

Понимание принципов и процедур клиента

Сюда относится широкий спектр разнообразных принципов, на основании которых консультаны "входят" в среду клиента. Примерами могут служить форма одежды, время обеда, места для курения, использование телефона или сети в личных целях и т.п. Следует иметь в виду, что консультанты – это строго говоря гости клиента, и на них могут не распространяться те же привилегии, что и на сотрудников.

Требования к документации

Наиболее распространенным документом на этой фазе является план-график проекта. Существуют и другие документы, который должны обновляться или составляться на этой фазе, чтобы облегчить начало работы.

К таким документам можно отнести: Концептуальная разработка / прототип, Сметно-финансовые расчеты, Журнал регистрации проблем, План-график проекта, Технические требования.

Категории проектов:

• Крупные: > 30 оплачиваемых дней
• Средние: от 5 до 30 оплачиваемых дней
• Мелкие: < 5 оплачиваемых дней и проекты с посуточной оплатой

Описание документации

Концептуальная разработка/прототип

Целью концептуальной разработки/прототипа является помощь клиенту и другим членам группы проекта в понимании предложенного решения. Это краткое изложение того, как взаимодействуют компоненты решения (в том числе различные инструменты и источники данных) для обеспечения соответствия рабочим требованиям.

Данная разработка/прототип не обязательно должна быть документом. Это может быть образец приложения, построенный на основе первоначального понимания задач. Затем эта модель оценивается при участии клиента и изменяется по мере дальнейшего определения потребностей. Этот процесс продолжается на всей данной фазе, как и на последующей, являясь эффективным средством иллюстрации предложенного решения вплоть до начала построения реального решения.

Для проектов, реализуемых в масштабе предприятия, это может быть начальная схема приложения с некоторым количеством данных. Для других проектов это может быть графическое представление различных приложений и того, как они взаимодействуют с существующими клиентскими системами. В последнем случае эта схема может быть скопирована в документ разработки как предложенное решение.

Сметно-финансовые расчеты

При составлении плана проекта могут возникнуть изменения, влияющие на его стоимость. Например, клиент может решить, что необходимо больше консультантов на проекте, чем предполагалось ранее. В этом случае сметы будут обновлены с учетом возросшего объема работ, а увеличение затрат – обговорено с клиентом. На фазе разработки в них могут вноситься дальнейшие изменения.

Журнал регистрации проблем

Для средних и крупных проектов, где бывают задействованы несколько сторон (субподрядчик, клиент, партнеры), журнал регистрации является незаменимым инструментом отслеживания многочисленных проблем и спорных вопросов, связанных с проектом. Отчеты о проделанной работе и предупреждения о риске часто слишком детальны, чтобы предоставить общую картину критических ситуаций. Таким образом, журнал регистрации проблем будет обобщенным вариантом документов этого типа. Он должен регулярно заполняться руководителем проекта (обычно раз в неделю). На фазе планирования должен быть установлен метод отслеживания проблем, а также четкое определение способов реагирования для членов группы.

План-график проекта

На этой фазе проекта его план имеет общий вид и содержит только основные этапы и ориентиры. Для подробного плана пока еще недостаточно информации. По мере осуществления фазы разработки этот план будет пополняться деталями. На фазах построения, испытания, развертывания в него войдут фактические данные и сроки, при необходимости откорректированные.

План может составляться в Microsoft Project или Excel. Очень часто стандартной программой является Microsoft Project. Ключевые ориентиры плана фигурируют и во многих других документах, поэтому следует выбрать инструмент, более удобный в обращении, и с его помощью вести план.

Технические требования

Этот документ составляется еще на фазе анализа. Однако к этому моменту встреча с клиентом может еще не произойти. Для более сложных внедрений (а таких большинство), в выработке технических требований должен участвовать технический специалист компании разработчика программного продукта в области инфраструктуры. Этот человек может выявить потенциальные технические проблемы на ранних стадиях проекта и тем самым обеспечить его успешное осуществление.

Сдерживающие факторы

Фаза планирования обычно занимает небольшой промежуток времени и часто считается смежной с фазой анализа или разработки. Однако сама по себе она очень важна, так как именно на ней устанавливаются принципы и процедуры проекта. Это также первая возможность для клиента представить себе, как предложенное решение будет отвечать его потребностям, и составить представление о сроках и стоимости внедрения в целом. План проекта должен содержать основные ориентиры и работы. На данном этапе он не обязательно должен быть слишком подробным. Дополнительная информация будет введена в него на фазе разработки.

Часто требования к тестированию и обучению учитываются гораздо позже и в этом случае не выполняются должным образом из-за нехватки времени и средств. Преимущество определения стратегии на данной фазе состоит в том, что это позволяет команде установить необходимые ресурсы для выполнения планов по тестированию и обучению.

При разработке плана проекта на данной фазе многие пытаются сделать его как можно более детальным. Однако это не всегда рекомендуется, так как в этом случае его будет трудно корректировать в дальнейшем.