Готовность служб финансово-экономического блока (ФЭБ) к внедрению информационной системы (ИС) сильно зависит от текущего опыта эксплуатации информационных систем и персонального состава подразделений. Кроме того, готовность служб ФЭБ к внедрению ИС сильно зависит от наличия нормативно-организационных документов, регламентирующих процедуры выполнения функций, выполняемых отделами ФЭБ.
Ниже приведен пример о готовности подразделений финансово-экономического блока одной из компаний к внедрению информационной системы.
Отдел экономики проектов
Одно из наиболее готовых подразделений. В настоящее время активно эксплуатируют систему планирования и исполнения бюджета. Сильное по персональному составу подразделение. Состояние подготовки нормативной базы среднее: регламентирован процесс открытия, ведения и закрытия заказов, однако процедура формирования бюджета программы находится в стадии разработки.
Финансовый отдел
Подразделение готовое к внедрению информационной системы. Ранее был опыт внедрения информационной системы, которую в настоящее время активно эксплуатируют. Система решает задачу сводного контроля консолидированного бюджета и управления финансовыми средствами. Достаточно сильный персональный состав. Деятельность отдела полностью регламентирована по ключевым направлением: формирование и контроль сводного бюджета денежных средств, исполнение платежного календаря, проведение платежно-расчетных операций.
Планово-экономический отдел
Сложное с точки зрения внедрения информационной системы подразделение. Это вызвано, с одной стороны возрастным составом, с другой стороны, внутренними организационными проблемами. В настоящее время часть персонала подразделения эксплуатируют систему планирования и исполнения бюджета.
Планово-экономический отдел наиболее сложное, с точки зрения регламентации деятельности, подразделения по следующим причинам:
- Сложная структура взаимосвязей как с внутренними подразделениями, так и с внешним окружением;
- Неполная готовность регламентирующей базы (отработанный порядок ценообразования, процедуры оформления договоров с заказчиками и соисполнителями находятся в стадии разработки);
- Неоптимальная организационная структура и численность отдела, не позволяющая провести четкое распределение функций и ответственности между сотрудниками с одновременным равномерным распределением загрузки.
В настоящее время структура отдела строится по тематическому принципу, что соответствует проектной ориентации предприятия, однако в силу того, что за одним сотрудником, как правило, закреплено несколько программ, по которым он выполняет как функции по ценообразованию и оформлению договоров, так и по планированию, такая схема организации работы не всегда позволяет выдерживать контрольные сроки по подготовке плановых и договорных документов.
В будущем планируется провести реорганизацию подразделения, с уходом от жесткого закрепления всех действий по конкретному договору на одном человеке. Также в структуре планово-экономического отдела будут выделены отдельные группы ведения договоров и ценообразования с заказчиками, ведения договоров и ценообразованию с соисполнителям, и ценообразования по не тематическим договорам.
Отдел организации труда и заработной платы
Готовность подразделения к внедрению информационной системы средняя. Имеют опыт эксплуатации системы «Заработная плата» и локальных задач на Excel. В настоящий момент ведутся работы по разработке нормативной базы планирования фонда оплаты труда.
Бухгалтерия
Сложное с точки зрения внедрения информационной системы подразделение. Основной персонал не имеет практически опыта эксплуатации информационных систем (кроме системы «Заработная плата» и локальных подсистем). В бухгалтерии сформировался сложный возрастной состав. Кроме того, бухгалтерия в настоящее время использует журнально-ордерную систему учета, это обусловлено исторически сложившейся ситуацией. Это создает дополнительные сложности, так как при внедрении информационной системы сохранять такую методику учета смысла не имеет, и будет требоваться переход на новую.