В настоящем документе описываются новые, измененные или уточненные требования к Системе Бюджетирования на примере одной компании.

Требования к ограничениям

• Каждой детальной Статье управленческого учета в рамках всей Группы соответствует только один Составитель.
• Все Статьи управленческого учета, соответствующие одному и тому же Составителю, объединяются в Подбюджет этого Составителя.
• Каждой детальной Статье управленческого учета в каждой Компании соответствует только один Держатель.
• Держатель принадлежит Компании, один Держатель может планировать различные Статьи, но только в рамках одной Компании.
• Обсуждение, согласование и решение вопроса об изменении лимитов происходит вне автоматизированной Системы Бюджетирования. В Систему вводятся только измененные данные.

Требования к процессу бюджетирования

Процесс сбора плана расходов состоит из 8 этапов:

1 Этап

Первоначально доступ к Системе Бюджетирования предоставляется сотрудникам Финансового Департамента.

Сотрудники Финансового департамента вводят утвержденные в Бизнес-Плане лимиты по агрегированным статьям в разрезе текущей и проектной деятельностей.

Если в Бизнес-Плане лимит утвержден только по агрегированной Статье, имеющей несколько Составителей, то сотрудники Финансового Департамента распределяют эти лимиты на Статьи более низкого уровня, имеющие только по одному Составителю.

2 Этап

После завершения предыдущего этапа доступ к Системе предоставляется Составителям.

Составители видят лимиты по своим агрегированным статьям и предпринимают следующие действия:

• либо сами планируют все расходы по конкретной детальной статье в рамках Группы;
• либо распределяют их по статьям более низкого уровня и Держателям, при этом Составитель может передавать Держателю лимит по агрегированной статье, если он является Держателем всех соответствующих детальных статей;
• либо распределяют лимиты по Держателям, но при этом сами частично планируют расходы.

3 Этап

После завершения предыдущего этапа доступ к Системе предоставляется Держателям.

Держатели видят лимиты по своим статьям, также Держатели видят запланированные расходы по своим детальным статьям.

В зависимости от Статьи Держатели:

• либо сами планируют все расходы по статьям в рамках Компании;
• либо распределяют лимиты по детальным статьям (если Составитель предоставил лимит по агрегированной статье) и Источникам в рамках Компании (доступно только для статей, для которых разрешено планирование расходов Источниками);
• либо распределяют лимиты по детальным статьям (если Составитель предоставил лимит по агрегированной статье) и Источникам, но при этом сами частично планируют расходы (доступно только для статей, для которых разрешено планирование расходов Источниками).

4 Этап

После завершения предыдущего этапа, доступ к Системе предоставляется Источникам:

• источники видят лимиты на себя по детальным статьям, установленные Держателем, также Источники видят запланированные адресные расходы (если они были внесены Составителем или Держателем).
• по большинству статей Источникам недоступно самостоятельное планирование расходов, но должна быть возможность давать возможность планирования по выборочным статьям.
• источники планируют расходы по таким статьям
• источники должны планировать расходы в рамках лимитов, предоставленных им Держателем. При превышении фактически запланированных по статье расходов над лимитом, Источники обязаны скорректировать план либо согласовать с Держателем увеличение лимита.

5 Этап

После завершения предыдущего этапа, доступ Источников к Системе переводится в режим «только для чтения», с Системой работают Держатели:

• держатели завершают планирование своих детальных статей;
• держатели могут корректировать расходы, запланированные Источниками;
• держатели должны планировать расходы в рамках лимитов, предоставленных им Составителем. При превышении фактически запланированных по статье расходов над лимитом, Держатели обязаны скорректировать план либо согласовать с Составителем увеличение лимита.

6 Этап

После завершения предыдущего этапа, доступ Держателям к Системе переводится в режим «только для чтения», с Системой работают Составители:

• составители завершают планирование всех своих детальных статей.
• составители могут корректировать расходы, запланированные Держателями и Источниками.
• составители должны планировать расходы в рамках лимитов, утвержденных в Бизнес-Плане и введенных Финансовым Департаментом. При превышении фактически запланированных по статье расходов над лимитом, Составители обязаны скорректировать план либо утвердить увеличение лимита на Совете Директоров (после чего лимит в Системе увеличивается сотрудниками Финансового Департамента).

7 Этап

После завершения предыдущего этапа доступ Составителям к Системе переводится в режим «только для чтения», с Системой работают Сотрудники Финансового Департамента.

Сотрудники Финансового Департамента по распоряжению Финансового Директора производят корректировку запланированных расходов по всем статьям, по которым есть превышение лимитов.

8 Этап

После завершения предыдущего этапа запускаются механизмы распределения расходов, после чего формируется консолидированный бюджет группы.

Для отслеживания изменения плановых данных на различных этапах процесса сбора плана расходов по текущей деятельности предусмотрено сохранение версий Бюджета по завершению каждого из этапов.

Требования к формам ввода

1. Дизайн форм ввода и требования к формам по доходам и расходам сохраняются в соответствии с их существующей реализацией в Excel, за исключением новых требований, описанных в пунктах 4 и 5, а также в других разделах настоящих Требований.

2. При превышении суммы запланированных расходов по статье над лимитом по этой статье строка помечается цветом.

3. В формах с плановыми и фактическими показателями должны отображатся также показатели прошлого года.

4. Создается форма для ручного ввода чистых процентных доходов, распределенного по Профит-Центрам.

5. Дополнительно создаются формы ввода лимитов: 

• Форма для Финансового Департамента – позволяет ввести лимиты по текущей и проектной деятельностям в соответствии с утвержденным Бизнес-Планом и, при необходимости, распределить их на агрегированные статьи более низкого уровня. На форме предусматривается контроль полноты ввода лимитов – если на какой-то ветке иерархии статей окажется, что лимиты введены только на статью, имеющую более одного Составителя, Система выдаст предупреждение и попросит распределить лимит на статьи более низкого уровня.
• Форма для Составителей – позволяет распределять лимиты для Держателей по агрегированным и детальным статьям.
• Форма для Держателей – позволяет распределять лимиты по своим детальным статьям и распределять их по Источникам в рамках своей Компании.

Требования к отчетам

1. Дизайн и требования к отчетам до и после аллокаций по доходам, расходам и капитальным вложениям сохраняются в соответствии с текущей реализаций в Excel.

2. Требуется разработать новое семейство отчетов для контроля лимитов со сравнением установленных лимитов и фактически запланированных расходов, с цветовой раскраской превышения.

3. Требуется разработать новые отчеты после аллокаций в разрезе Профит-Центров и Статей.

Требования к аллокациям

Требования к аллокациям по расходам и капитальным вложениям сохраняются в соответствии с текущей реализаций в Excel.

Требования к добавлению новых аналитических признаков в систему бюджетирования

Необходимо добавить в Систему возможность маркировки каждого расхода новыми аналитическими признаками.

Необходимо обеспечить формирование отчетов после аллокаций в разрезе Профит-Центров и Статей с детализацией до договоров.

Добавление новых, редактирование или удаление существующих элементов справочников должно быть недоступно для обычных пользователей системы и должно производится службой поддержки по требованию пользователей.

Исключение функциональности кодов пропорций

Требования по автоматизированной загрузке данных в систему бюджетирования из Excel

С целью уменьшения трудоемкости при централизованном внесении данных по расходам, необходимо разработать инструмент для автоматизированной загрузки данных в систему бюджетирования из Excel. Инструмент должен быть разработан для конкретного формата исходных данных.

Для успешного использования автоматизированной загрузки будет необходимым тщательное соблюдение форматов данных и правил наименования элементов справочников. Должна быть разработана инструкция пользователя, подробно описывающая все правила применения инструмента.

После открытия таблицы с исходными данными в Excel необходимо иметь возможность запустить процедуру по верификации исходных данных и их загрузки в Систему Бюджетирования.

При верификации процедура будет проверять данные на полноту, формат и соответствие справочникам Системы Бюджетирования. В случае нахождения некорректных данных, ячейки с такими данными будут помечены красным цветом, при этом инструмент добавит комментарий о том, какую проверку не прошли данные.