Фаза подведения итогов имеет место по завершении проекта. Ее цель – убедиться в том, что решение действительно поддерживает рабочие процессы клиента и что обеспечиваются желаемые результаты. Данная фаза предоставляет возможность извлечь уроки из предыдущего опыта, чтобы заложить основание для успехов в будущем.

Фаза должна привести к достижению следующих целей:

• Официальная оценка процедур проекта.
• Выработка официальных рекомендаций клиенту относительно дополнительных услуг и возможностей реализации продукта.

Поведение итогов обычно происходит в течение месяца после завершения проекта. Эффективный способ осуществления этой фазы – проведение встреч/совещаний с участием клиента. Для последнего такие мероприятия обычно являются платными, однако возможны варианты, так как следует учитывать возможность получить заказы на дополнительные продукты или услуги.

В рамках процесса подведения итогов обсуждаются следующие вопросы:

• Финансовые показатели: Уложился ли проект в смету? Были ли отклонения от нее согласованы с клиентом в процессе работы?
• График проекта: Остался ли клиент доволен сроками? Был ли проект сдан вовремя? Обсуждались ли с клиентом отклонения от графика в ходе работы?
• Проблемы и риски: Остались ли нерешенные проблемы, нереализованные возможности? Своевременно ли устранялись риски без угрозы для успеха проекта?
• Если неустраненные проблемы и/или риски остались, что будет предпринято во избежание претензий со стороны клиента?
• Объем и методика проекта: Обеспечен ли запланированный объем? Каковы возможности дальнейшего внедрения программ и оказания услуг клиенту?
• Желает ли клиент предоставить информацию о своем проекте для справочных целей?

Нижеперечисленные документы рассматриваются с целью извлечения уроков из завершенного проекта. После анализа функционирования внедренной системы составляется краткое изложение проделанной работы вместе с соответствующими предложениями по дополнительным услугам или продажам.

• Сметно-финансовые расчеты – новая редакция
• Предложение / рабочий план по дальнейшей работе
• Обзор осуществленного внедрения
• Журнал регистрации проблем – новая редакция
• План-график проекта – новая редакция
• Описание разработки – новая редакция

Описание документов

Сметно-финансовые расчеты – новая редакция

Подтверждение финансовой стороны проекта: уложились ли в смету, превысили смету, не израсходовали всех средств? Каковы причины расхождений? Какие последствия эти расхождения имели для клиента? Есть ли в непосредственном распоряжении клиента достаточные средства на будущие фазы?

Рабочий план / предложение по дальнейшей работе

Как правило это документ об объеме и методике проекта для следующей фазы работы. Обычно расписывает содержание следующей фазы с указанием на общие сроки / предполагаемую стоимость проекта. Информация, полученная на данной фазе, будет способствовать размещению заказов на дополнительные продукты и/или услуги. Документ составляется после встречи с клиентом, посвященной анализу внедренной системы.

Обзор осуществленного внедрения

Документ на одной-двух страницах, содержащий краткий обзор проекта и того, насколько система соответствует клиентским критериям успеха. Включает нечто вроде предварительной справки от клиента, на основе которой затем может будет составлен отзыв. Документ пишется после выполнения анализа внедренной системы. Он предназначен только для внутреннего пользования, и ссылки на него можно делать лишь с одобрения клиента.

Журнал регистрации проблем и предупреждения о риске – новая редакция

Излагает основные проблемы и то, как они были решены. Как подобных вещей можно будет избежать на будущих проектах?

План-график проекта – новая редакция

Подтверждает состояние проекта относительно плана: удалось ли уложиться в смету? Каковы были причины расхождений? Какого рода влияние эти расхождения имели на клиента?

Описание разработки – новая редакция

Подтверждает все, что выполнялось в рамках данной фазы и что запланировано на будущие фазы. Это может значить дополнительные доходы от продаж и/или услуг. Рассматривается план-график проекта, чтобы подтвердить его текущее состояние. Соблюдены ли сроки? Где были расхождения и какие проблемы приведи к задержкам? Как этих задержек можно избежать на следующих фазах.

Анализ функционирования внедренной системы

Анализ внедренной системы – хорошая возможность получить отзыв и рекомендацию. Это также возможность разместить дополнительные продукты или услуги у клиента. Печальная реальность такова, что эта фаза редко осуществляется вообще и дополнительные возможности упускаются.

Анализ внедренной системы происходит в форме встречи или совещания с участием клиента для подведения итогов недавно завершенного проекта и определения возможностей расширения аналитических средств клиента. Руководитель / группа проекта должны запланировать встречу с клиентом примерно за месяц до завершения развертывания.

Перед тем как проводить встречу с клиентом, рекомендуется собрать внутреннее совещание членов группы проекта.

Перед проведением встречи нужно составить и раздать повестку дня. По итогам встречи руководитель проекта / группы составляет обзор осуществленного внедрения. Конкретное содержание встречи зависит от внедряемых продуктов, но в любом случае в повестку дня включаются следующие вопросы:

Оценка осуществленного внедрения

• Насколько надежной и гибкой оказалась внедренная система?
• В чем достоинства системы?
• Какие проблемы остались нерешенными и какие меры следует предпринять?
• В чем сущность и уникальность данного приложения?
• Каков текущий контингент пользователей?
• Был ли выполнен расчет окупаемости системы?

Информация об изменениях у клиента

• Произошли ли в организации клиента какие-либо изменения с момента начала проекта? Существуют ли возможности внедрения продуктов на других участках?
• Готов ли клиент предоставить информацию о себе для справочных целей? Это может быть рассказ о выполненном проекте, пресс-релиз или видеоматериал.
• Может ли модель приложения использоваться для демонстрации у других клиентов? Конкретные цифры и имена будут затушеваны для обеспечения конфиденциальности.
• Следует подготовить краткое сообщение о новостях в компании, о новых продукта и/или версиях. Этим обычно занимается торговый представитель.

Следующие этапы

• Предоставляется краткое предложение по одному-двум связанным проектам, которые могут принести дополнительные доходы от продажи продуктов и/или услуг.
• Указываются примерные сроки для будущих проектов или инициатив.

Контрольная точка завершения проекта

Для мелких проектов эта точка совпадает со встречей, посвященной анализу внедренной системы. На крупных проектах это будет отдельная встреча с непосредственными участниками группы проекта для его свертывания. Встреча может происходить в форме совещания или разговора с глазу на глаз.

Непосредственно перед встречей изучается документация проекта, как описано в разделе Требования к документации.

Основные моменты, рассматриваемые в данной точке:

• Характеристика проекта: был ли эффективен контроль изменений, были ли точны оценки?
• Области, где возможно совершенствование: например, насколько адекватной была методика? Были ли испробованы новые инструменты или приемы, заслуживающие применения на будущих проектах?
• Остались ли нерешенные проблемы, и как планируется их устранить?
• Нуждаются ли в доработке некоторые итоговые документы? Предоставлена ли клиенту копия документации проекта?
• Существуют ли у клиента дополнительные возможности?