На данном этапе задействованы следующие роли:

• Спонсор проекта - Определение состава рабочей группы проекта со стороны Заказчика, регулярный мониторинг работ, разрешение возникающих конфликтов, согласование и подписание Рабочего Задания.
• Менеджер проекта - Осуществляет руководство проектом, обеспечивает комплектование проектной команды квалифицированными кадрами; отвечает за своевременное предоставление требуемых материалов, решение организационных вопросов, соблюдение графика проекта, и подготовку Технического Задания. В случае активного участия специалистов Заказчика в рабочей группе проекта, координирует усилия всех членов проектной команды. Руководит распределением ролей и работ в ходе этапа. Регулярно отчитывается о ходе работ перед руководителями проекта. Отвечает за планирование работ по последующим этапам работ.
• Ведущий специалист - Отвечает за подготовку встреч и интервью со специалистами Заказчика, изучение и анализ полученных документов, уточнение рамок проекта, моделирование и документирование результатов обследования, а также все работы по проектированию системы: определение состава справочников и нормативов, функционального состава системы. В случае если принято решение о создании прототипа, отвечает за работы по его созданию. Ведет работы по подготовке Рабочего задания и других выходных документов этапа.
• Консультант - В соответствии с планом работ и указаниями ведущего специалиста, участвует во встречах и интервью, изучает полученные материалы и документирует результаты обследования. В ходе проектирования системы, работает под руководством ведущего специалиста и выполняет данные ему поручения. Может привлекаться к работам по прототипированию системы. При написании Рабочего задания, выполняет задания, полученные от менеджера проекта и ведущего специалиста.
• Специалист по обучению - Отвечает за проведение обучения членов рабочей группы со стороны Заказчика. На данном этапе проводится обучение только ключевых специалистов Заказчика, привлекаемых к работам на этапах проектирования и внедрения системы. Проводится обучение используемым программным продуктам в объеме курса администратора системы. Подобное обучение, как правило, предшествует началу работ и предназначено для того, чтобы все члены проектной команды понимали принципы работы используемого ПО, и могли принимать полноценное участие в проектировании информационной системы.
• Технический эксперт - Отвечает за обследование используемых информационных систем, планирование размещения системы (места установки рабочих мест пользователей и серверных компонент), подготовку требований к используемому комплексу технических средств, а также за проектирование и прототипирование задач интеграции со смежными системами.

Состав документов

Для малых и средних проектов, а также для проектов типа "доработка", основным документом данного этапа является Рабочее задание – документ, в котором кратко излагаются результаты обследования, и детально – проект автоматизированной системы и комплекс мер по подготовке предприятия к внедрению системы.

Для части средних, а также для крупных и комплексных проектов, может быть подготовлено несколько промежуточных документов: например, отчет об обследовании и Рабочее задание. 

По результатам проектирования, менеджер проекта должен подготовить план работ на следующий этап работ ( настройка и внедрение системы).

Помимо стандартных входных документов на данном этапе работ могут появляться дополнительные документы, например, методические указания по учету различных операций или рекомендации по изменению сложившейся практики учета.

Рекомендации

Для эффективного управления проектом, у менеджера должно быть четко зафиксированы три аспекта проекта: его функционал (требования к системе), его стоимость и длительность. При этом следует иметь в виду, что обеспечить полное выполнение всех требований одновременно практически невозможно. Поэтому, Спонсором проекта должно быть принято решение о том, что является первоочередной задачей проекта: выполнение всех функциональных требований, соблюдение бюджета проекта или строгое соблюдение сроков. Требуется выбрать только один приоритет, а после этого определить за счет какого из двух оставшихся аспектов мы можем обеспечить выполнение этого требования (например, мы можем обеспечить любой функционал системы при наличии неограниченного бюджета проекта.)

Планирование и контроль исполнения работ

Перед началом работ по этапу менеджеру проекта при участии ведущего специалиста, рекомендуется составить детальный календарный план-график работ по этапу и произвести расстановку ресурсов. Планирование работ лучше всего вести в MS Project. План-график работ должен быть согласован со Спонсором и Координатором работ. 

В ходе работ требуется проводить регулярный мониторинг и оценивать степень завершенности запланированных работ.

В случае существенного изменения плана в ходе работ по этапу следует в письменной форме информировать всех Спонсора и Координатора проекта о причинах, приведших к пересмотру плана и их влиянии на объемы и сроки работ. Пересмотр исходного графика работ возможен только при согласованном решении всех руководителей проекта.

Разработка прототипов

Для проверки работоспособности тех или иных проектных решений, а также управления ожиданиями пользователей и верификации видения проекта, рекомендуется создавать прототип системы. В дальнейшем он может быть положен в основу системы, разрабатываемой на следующем этапе, сокращая, тем самым общую длительность проекта. Данная рекомендация является особенно актуальной для средних, крупных и комплексных проектов.

Прототип может создаваться уже в ходе обследования в процессе интенсивного общения с подразделениями компании Заказчика и использоваться как средство проверки правильности понимания их функций и задач.

Прототип может создаваться с использованием сокращенной справочной базы (например, всего  несколько наименований продуктов вместо сотни, или введение ограничений на состав справочника используемых материальных ресурсов).

Моделирование бизнес процессов

Для лучшего понимания бюджетного процесса Заказчика предлагается использовать технологию моделирования бизнес процессов. Ее использование позволяет структурировать все выполняемые в рамках бюджетного процесса бизнес функции, а также описать существующие потоки данных и управления.

Моделирование может вестись с использованием любого из стандартных case средств (например, BPWin, ARIS,  и тд.).

Основным недостатком данной технологии является тот факт, что ее использование приносит больше пользы Исполнителю, нежели Заказчику, поскольку позволяет в структурной форме описать все процессы бюджетного управления. В то время как для использования в Рабочем Задании потребуется подготовить сокращенный пакет диаграмм бизнес процессов в более простой и очевидной нотации (например, нотация Rammler-Brasche)